Лішнія прабелы ў тэксце не фарбуюць любы дакумент. Асабліва іх не трэба дапускаць у табліцах, якія падаюцца кіраўніцтву або грамадскасці. Але нават, калі вы збіраецеся выкарыстоўваць дадзеныя толькі ў асабістых мэтах, лішнія прабелы спрыяюць павелічэнню аб'ёму дакумента, што з'яўляецца негатыўным фактарам. Акрамя таго, наяўнасць падобных лішніх элементаў абцяжарвае пошук па файле, прымяненне фільтраў, выкарыстанне сартавання і некаторых іншых інструментаў. Давайце высвятлім, якімі спосабамі іх можна хутка знайсці і прыбраць.
Урок: Выдаленне вялікіх прабелаў у Microsoft Word
Тэхналогія выдалення прабелаў
Адразу трэба сказаць, што прабелы ў Excel могуць быць рознага тыпу. Гэта могуць быць прабелы паміж словамі, прабел у пачатку значэння і ў канцы, падзельнікі паміж разрадамі лікавых выразаў і г.д. Адпаведна і алгарытм іх ліквідацыі ў гэтых выпадках розны.
Спосаб 1: выкарыстанне інструмента "Замяніць"
З заменай падвойных прабелаў паміж словамі на адзінарныя ў Эксэля выдатна спраўляецца інструмент "Замяніць".
- Знаходзячыся ва ўкладцы "Галоўная", Клікаем па кнопцы "Знайсці і вылучыць", Якая размешчана ў блоку інструментаў "Рэдагаванне" на стужцы. У выпадальным спісе выбіраем пункт "Замяніць". Можна таксама замест вышэйпералічаных дзеянняў проста набраць спалучэнне клавіш на клавіятуры Ctrl + H.
- У любым з варыянтаў адкрываецца акно "Знайсці і замяніць" ва ўкладцы "Замяніць". У полі "Знайсці" усталёўваем курсор і двойчы клікаем па кнопцы "Прабел" на клавіятуры. У полі "Замяніць на" вставляем адзін прабел. Затым ціснем па кнопцы "Замяніць усё".
- Праграма вырабляе замену падвойнага прабелу на адзінарны. Пасля гэтага з'яўляецца акно са справаздачай аб праведзенай працы. Ціснем на кнопку "OK".
- Далей ізноў з'яўляецца акно "Знайсці і замяніць". Выконваем у гэтым акне сапраўды такія ж дзеянні, як апісаны ў другім пункце дадзенай інструкцыі да таго часу, пакуль не з'явіцца паведамленне аб тым, што шуканыя дадзеныя не знойдзеныя.
Такім чынам, мы пазбавіліся ад лішніх падвойных прабелаў паміж словамі ў дакуменце.
Урок: Замена знакаў у Excel
Спосаб 2: выдаленне прабелаў паміж разрадамі
У некаторых выпадках паміж разрадамі ў ліках ўсталёўваюцца прабелы. Гэта не памылка, проста для візуальнага ўспрымання вялікіх лікаў менавіта такі выгляд напісання больш зручны. Але, усё-такі далёка не заўсёды гэта прымальна. Напрыклад, калі вочка не адфарматыраваная пад лікавы фармат, даданне падзельніка можа негатыўна адбіцца на карэктнасці вылічэнняў ў формулах. Таму актуальным становіцца пытанне аб выдаленні такіх падзельнікаў. Гэтую задачу можна выканаць пры дапамозе ўсё таго ж інструмента "Знайсці і замяніць".
- Вылучаем слупок або дыяпазон, у якім можна было б выдаліць падзельнікі паміж лічбамі. Гэты момант вельмі важны, бо калі дыяпазон не будзе выдзелены, то інструмент прыбярэ ўсе прабелы з дакумента, у тым ліку і паміж словамі, гэта значыць, там, дзе яны сапраўды патрэбныя. Далей, як і раней, клікаем па кнопцы "Знайсці і вылучыць" ў блоку інструментаў "Рэдагаванне" на стужцы ва ўкладцы "Галоўная". У дадатковым меню выбіраем пункт "Замяніць".
- Зноў запускаецца акно "Знайсці і замяніць" ва ўкладцы "Замяніць". Але на гэты раз мы будзем уносіць у палі трохі іншыя значэнні. У полі "Знайсці" ўсталёўваем адзін прабел, а поле "Замяніць на" пакідаем наогул незапоўненым. Каб пераканацца на прадмет таго, што ў гэтым полі няма прабелаў, усталёўваем курсор у яго і зацісканы кнопку backspace (у выглядзе стрэлкі) на клавіятуры. Трымаем кнопку да таго часу, пакуль курсор ня ўпрэцца ў левую мяжу поля. Пасля гэтага ціснем на кнопку "Замяніць усё".
- Праграма выканае аперацыю выдалення прабелаў паміж лічбамі. Як і ў папярэднім спосабе, каб упэўніцца, што задача поўнасцю выканана, вырабляем паўторны пошук, пакуль не з'явіцца паведамленне, што шуканае значэнне не знойдзена.
Падзелу паміж разрадамі будуць выдаленыя, а формулы пачнуць вылічвацца карэктна.
Спосаб 3: выдаленне падзельнікаў паміж разрадамі шляхам фарматавання
Але бываюць сітуацыі, калі вы выразна бачыце, што на лісце разрады падзеленыя ў ліках прабеламі, а пошук не дае вынікаў. Гэта сведчыць аб тым, што ў дадзеным выпадку падзел было выканана шляхам фарматавання. Такі варыянт прабелу не паўплывае на карэктнасць адлюстравання формул, але ў той жа час некаторыя карыстальнікі лічаць, што без яго табліца будзе выглядаць лепш. Давайце разгледзім, як прыбраць такі варыянт падзелу.
Так як прабелы былі зроблены з дапамогай інструментаў фарматавання, то толькі пры дапамозе гэтых жа інструментаў іх можна прыбраць.
- Вылучаем дыяпазон лікаў з падзельнікамі. Клікаем па вылучэнню правай кнопкай мышы. У якое з'явілася меню выбіраем пункт "Фармат вочак ...".
- Адбываецца запуск вокны фарматавання. Пераходзім ва ўкладку "Лічба", У выпадку калі адкрыццё адбылося ў іншым месцы. Калі падзел было зададзена пры дапамозе фарматавання, то ў блоку параметраў "Лікавыя фарматы" павінен быць усталяваны варыянт "Лікавай". У правай частцы акна размяшчаюцца дакладныя налады дадзенага фармату. каля пункта "Падзельнік груп шэрагаў ()" вам проста трэба будзе зняць галачку. Затым, каб вырабленыя змены ўступілі ў сілу, цісніце на кнопку "OK".
- Акно фарматавання зачыніцца, а падзелу паміж разрадамі лікаў ў абраным дыяпазоне будуць прыбраныя.
Урок: Фарматаванне табліц у Excel
Спосаб 4: выдаленне прабелаў з дапамогай функцыі
інструмент "Знайсці і замяніць" выдатна падыходзіць для выдалення лішніх прабелаў паміж знакамі. Але што рабіць, калі іх трэба прыбраць у пачатку ці ў канцы выказвання? У гэтым выпадку на дапамогу прыйдзе функцыя з тэкставай групы аператараў СЖПРОБЕЛЫ.
Дадзеная функцыя выдаляе ўсе прабелы з тэксту вылучанага дыяпазону, акрамя адзіночных прабелаў паміж словамі. Гэта значыць, яна здольная вырашыць праблему з прабеламі ў пачатку слова ў вочку, у канцы слова, а таксама выдаліць падвойныя прабелы.
Сінтаксіс гэтага аператара даволі просты і мае ўсяго адзін аргумент:
= СЖПРОБЕЛЫ (тэкст)
У якасці аргументу "Тэкст" можа выступаць, як непасрэдна тэкставае выраз, так і спасылка на вочка у якім яно змяшчаецца. Для нашага выпадку як раз апошні варыянт і будзе разглядацца.
- Вылучаем вочка, размешчаную паралельна слупка або радку, дзе варта прыбраць прабелы. Клікаем па кнопцы "Уставіць функцыю", Размешчаную злева ад радка формул.
- Запускаецца акно Майстры функцый. У катэгорыі "Поўны алфавітны пералік" або "Тэкставыя" шукаем элемент "СЖПРОБЕЛЫ". Вылучаем яго і ціснем на кнопку "OK".
- Адкрываецца акенца аргументаў функцыі. На жаль, дадзеная функцыя не прадугледжвае выкарыстання ў якасці аргументу усяго патрэбнага нам дыяпазону. Таму усталёўваем курсор у полі аргументу, а затым вылучаем самую першую вочка дыяпазону, з якім мы працуем. Пасля таго, як адрас ячэйкі адлюстраваўся ў поле, ціснем на кнопку "OK".
- Як бачым, змесціва вочка адлюстравалася ў галіне, у якой знаходзіцца функцыя, але ўжо без лішніх прабелаў. Мы выканалі выдаленне прабелаў толькі для аднаго элемента дыяпазону. Каб выдаліць іх і ў іншых вочках, трэба правесці аналагічныя дзеянні і з іншымі вочкамі. Вядома, можна праводзіць з кожнай ячэйкай асобную аперацыю, але гэта можа адняць вельмі шмат часу, асабліва, калі дыяпазон вялікі. Існуе спосаб значна паскорыць працэс. Усталёўваем курсор у ніжні правы кут вочкі, у якой ужо змяшчаецца формула. Курсор трансфармуецца ў невялікі крыжык. Ён носіць назву маркера запаўнення. Зацісканы левую кнопку мышы і цягнем маркер запаўнення паралельна таму дыяпазону, у якім трэба прыбраць прабелы.
- Як бачым, пасля гэтых дзеянняў утворыцца новы запоўнены дыяпазон, у якім знаходзіцца ўсё змесціва зыходнай вобласці, але без лішніх прабелаў. Зараз перад намі стаіць задача замяніць пераўтварыць дадзенымі значэння зыходнага дыяпазону. Калі мы выканаем простае капіраванне, то скапіяваная будзе формула, а значыць, устаўка адбудзецца некарэктна. Таму нам трэба вырабіць толькі капіраванне значэнняў.
Вылучаем дыяпазон з пераўтварыць значэннямі. Ціснем на кнопку "Капіяваць", Размешчаную на стужцы ва ўкладцы "Галоўная" у групе інструментаў "Буфер абмену". Як альтэрнатыўны варыянт можна пасля вылучэння набраць спалучэнне клавіш Ctrl + C.
- Вылучаем зыходны дыяпазон дадзеных. Клікаем па вылучэнню правай кнопкай мышы. У кантэкстным меню ў блоку "Параметры ўстаўкі" выбіраем пункт "Значэнні". Ён намаляваны ў выглядзе квадратнай піктаграмы з лічбамі ўнутры.
- Як бачым, пасля вышэйапісаных дзеянняў значэння з лішнімі прабеламі былі заменены ідэнтычнымі дадзенымі без іх. Гэта значыць, пастаўленая задача выкананая. Зараз можна выдаліць транзітную вобласць, якая была выкарыстаная для трансфармацыі. Вылучаем дыяпазон вочак, у якіх змяшчаецца формула СЖПРОБЕЛЫ. Клікаем па ім правай кнопкай мышы. У Актываваць меню выбіраем пункт "Ачысціць зьмест".
- Пасля гэтага лішнія дадзеныя будуць прыбраныя з ліста. Калі ў табліцы існуюць іншыя дыяпазоны, якія ўтрымліваюць лішнія прабелы, то з імі трэба паступіць па дакладна такім жа алгарытме, які быў апісаны вышэй.
Урок: Майстар функцый у Excel
Урок: Як зрабіць аўтазапаўненне ў Excel
Як бачым, існуе цэлы шэраг спосабаў хуткага выдалення лішніх прабелаў у Эксэля. Але ўсе гэтыя варыянты рэалізуюцца пры дапамозе ўсяго двух інструментаў - вокны "Знайсці і замяніць" і аператара СЖПРОБЕЛЫ. У асобным выпадку можна выкарыстоўваць таксама фарматаванне. Не існуе універсальнага спосабу, які было б максімальна зручна выкарыстоўваць ва ўсіх сітуацыях. У адным выпадку будзе аптымальным выкарыстоўваць адзін варыянт, а ў другім - іншы і г.д. Напрыклад, з выдаленнем падвойнага прабелу паміж словамі хутчэй за ўсё справіцца інструмент "Знайсці і замяніць", А вось прыбраць прабелы ў пачатку і ў канцы ячэйкі карэктна зможа толькі функцыя СЖПРОБЕЛЫ. Таму пра ўжыванне пэўнага спосабу карыстальнік павінен прымаць рашэнне самастойна з улікам сітуацыі.
