DBF - гэта папулярны фармат захоўвання і абмену дадзенымі паміж рознымі праграмамі, а ў першую чаргу, паміж прыкладаннямі, якія абслугоўваюць базы дадзеных і электронныя табліцы. Хоць ён і стаў састараваць, але працягвае заставацца запатрабаваным у розных сферах. Напрыклад, з ім працягваюць актыўна працаваць бухгалтарскія праграмы, а кантралюючыя і дзяржаўныя органы прымаюць значную частку справаздач ў дадзеным фармаце.
Але, на жаль, Эксэля, пачынаючы з версіі Excel 2007 г., спыніў паўнавартасную падтрымку названага фармату. Цяпер у гэтай праграме можна толькі прагледзець змесціва DBF-файла, а захаваць дадзеныя з паказаным пашырэннем ўбудаванымі інструментамі прыкладання ўжо не атрымаецца. На шчасце, маюцца іншыя магчымасці канвертацыі дадзеных з праграмы Excel ў патрэбны нам фармат. Разгледзім, якім чынам гэта можна выканаць.
Захаванне дадзеных у фармаце DBF
У Excel 2003 і ў больш ранніх версіях гэтай праграмы можна было захаваць дадзеныя ў фармаце DBF (dBase) стандартным шляхам. Для гэтага трэба было клікнуць па пункце "Файл" у гарызантальным меню прыкладання, а затым у якое адкрылася спісе выбраць пазіцыю "Захаваць як… ". У запусцім акенцы захавання са спісу патрабавалася выбраць найменне патрэбнага фармату і націснуць на кнопку "Захаваць".
Але, на жаль, пачынаючы з версіі Excel 2007 г., распрацоўшчыкі Microsoft палічылі dBase састарваюцца, а сучасныя фарматы Эксэля занадта складанымі для таго, каб марнаваць час і сродкі на забеспячэнне поўнай сумяшчальнасці. Таму ў Excel засталася магчымасць чытаць DBF-файлы, але падтрымка захавання дадзеных у гэтым фармаце ўбудаванымі праграмнымі прыладамі была спыненая. Тым не менш, існуюць некаторыя спосабы канвертавання дадзеных захаваных у Excel ў DBF пры дапамозе прымянення надбудоў і іншага праграмнага забеспячэння.
Спосаб 1: праграма WhiteTown Converters Pack
Існуе шэраг праграм, якія дазваляюць канвертаваць дадзеныя з Excel ў DBF. Адзін з самых простых спосабаў канвертавання дадзеных з Excel ў DBF з'яўляецца выкарыстанне пакета ўтыліт для канвертавання аб'ектаў з розным пашырэннем WhiteTown Converters Pack.
Спампаваць WhiteTown Converters Pack
Хоць працэдура ўстаноўкі дадзенай праграмы простая і інтуітыўна зразумелая, ўсё ж такі падрабязна спынімся на ёй, паказаўшы на некаторыя нюансы.
- Пасля таго, як вы запампавалі і запусцілі ўсталёўнік, адразу адкрываецца акенца майстра ўстаноўкі, У якім прапануецца выбраць мову для далейшага правядзення працэдуры інсталяцыі. Па змаўчанні там павінен адлюстравацца тая мова, які ўсталяваны на вашым асобніку Windows, але пры жаданні яго можна памяняць. Мы ж гэта рабіць не будзем і проста ціснем на кнопку "OK".
- Далей запускаецца акно, у якім указваецца месца на сістэмным дыску, куды будзе ўсталёўвацца ўтыліта. Па змаўчанні гэта тэчка "Program Files" на дыску "C". Тут лепш таксама нічога не мяняць і націснуць на клавішу "Далей".
- Затым адкрываецца акно, у якім можна выбраць, якія менавіта напрамкі пераўтварэнні вы хочаце мець. Пачатку пазначаныя ўсе даступныя кампаненты канвертавання. Але, магчыма, некаторыя карыстальнікі не захочуць ўсталёўваць іх усё, так як кожная ўтыліта займае месца на цвёрдым дыску. Ва ўсякім разе, менавіта для нас важна, каб стаяла галачка каля пункта "XLS (Excel) to DBF Converter". Ўстаноўку астатніх кампанентаў пакета ўтыліт карыстальнік можа выбраць на сваё меркаванне. Пасля таго, як налада праведзена, не забываем клікнуць па клавішы "Далей".
- Пасля гэтага адкрываецца акно, у якім вырабляецца даданне цэтліка ў тэчцы "Пуск". Па змаўчанні ярлык называецца "WhiteTown", Але пры жаданні можна змяніць яго назву. Ціснем на клавішу "Далей".
- Затым запускаецца акно, у якім пытаецца, ці ствараць ярлык на працоўным стале. Калі вы хочаце, каб ён быў дададзены, то пакіньце галачку каля адпаведнага параметру, калі не хочаце, то зніміце яе. Затым, як заўсёды, ціснем на клавішу "Далей".
- Пасля гэтага адкрываецца яшчэ адно акенца. У ім пазначаны асноўныя параметры ўстаноўкі. Калі карыстальніка нешта не задавальняе, і ён хоча адрэдагаваць параметры, то варта націснуць на клавішу "Назад". Калі ўсё ў парадку, то пстрыкаем па кнопцы "Усталяваць".
- Пачынаецца працэдура ўстаноўкі, прагрэс якой будзе адлюстроўваць дынамічны індыкатар.
- Затым адкрываецца інфармацыйнае паведамленне на англійскай мове, у якой выказваецца падзяка з нагоды інсталяцыі дадзенага пакета. Ціснем на клавішу "Далей".
- У апошнім акенцы майстра ўстаноўкі паведамляецца, што праграма WhiteTown Converters Pack паспяхова ўсталяваная. Нам застаецца толькі націснуць на кнопку "Завяршыць".
- Пасля гэтага на Працоўным стале з'явіцца тэчка пад назвай "WhiteTown". Яна змяшчае цэтлікі утыліт па канкрэтных напрамках канвертавання. Адкрываем гэтую тэчку. Перад намі паўстае вялікі лік утыліт, якія ўваходзяць у пакет WhiteTown па розных напрамках канвертавання. Пры гэтым кожны напрамак мае асобную ўтыліту для 32-бітнай і 64-бітнай аперацыйнай сістэмы Windows. Адкрываем дадатак з найменнем "XLS to DBF Converter", Адпаведнае разраднасці вашай АС.
- Запускаецца праграма XLS to DBF Converter. Як бачым, інтэрфейс англамоўны, але, тым не менш, ён інтуітыўна зразумелы.
Адразу адкрываецца ўкладка "Input" ("Увод"). Яна прызначана для таго, каб паказаць аб'ект, які варта канвертаваць. Для гэтага ціснем па кнопцы "Add" ("Дадаць").
- Пасля гэтага адкрываецца стандартнае акенца дадання аб'екта. У ім трэба перайсці ў тую дырэкторыю, дзе размешчана патрэбная нам кніга Excel c пашырэннем xls або xlsx. Пасля таго, як аб'ект знойдзены, вылучаем яго найменне і ціснем на кнопку "Адкрыць".
- Як бачым, пасля гэтага шлях да аб'екта адлюстраваўся ва ўкладцы "Input". Ціснем на клавішу "Next" ("Далей").
- Пасля гэтага мы аўтаматычна перамяшчаемся ў другую ўкладку "Output" ("Выснова"). Тут трэба пазначыць у якую менавіта дырэкторыю будзе выводзіцца гатовы аб'ект з пашырэннем DBF. Для таго, каб абраць тэчку захавання гатовага DBF-файла, ціснем на кнопку "Browse ..." ("Папярэдні прагляд"). Адкрываецца невялікі спіс з двух пунктаў "Select File" ("Выбраць файл") і "Select Folder" ("Выбраць тэчку"). На самай справе гэтыя пункты толькі азначаюць выбар рознага выгляду вокнаў навігацыі для ўказанні папкі захавання. Робім выбар.
- У першым выпадку гэта будзе звычайнае акно "Захаваць як… ". У ім будуць адлюстроўвацца, як тэчкі, так і ўжо існуючыя аб'екты dBase. Пераходзім у тую дырэкторыю, дзе жадаем вырабіць захаванне. Далей у поле "Назва" паказваем то назва, пад якім жадаем, каб значыўся аб'ект пасля канвертавання. Пасля гэтага ціснем на кнопку "Захаваць".
Калі ж вы выберыце варыянт "Select Folder", То адкрыецца спрошчанае акенца выбару дырэкторыі. У ім будуць адлюстроўвацца толькі тэчкі. Выбіраем тэчку для захавання і ціснем на кнопку "OK".
- Як бачым, пасля любога з гэтых дзеянняў шлях да тэчцы для захавання аб'екта будзе адлюстраваны ва ўкладцы "Output". Для пераходу да наступнай ўкладцы пстрыкаем па клавішы "Next" ("Далей").
- У апошняй ўкладцы "Options" ("Параметры") Вельмі шмат налад, але нас больш за ўсё цікавіць "Type of memo fields" ("Тып поля memo"). Клікаем па полі, у якім па змаўчанні варта налада "Auto" ("Аўта"). Адкрываецца спіс тыпаў dBase для захавання аб'екта. Гэты параметр вельмі важны, бо далёка не ўсе праграмы, якія працуюць з dBase, ўмеюць апрацоўваць ўсе тыпы аб'ектаў з дадзеным пашырэннем. Таму загадзя трэба ведаць, які тып выбраць. Існуе магчымасць выбару з шасці розных тыпаў:
- dBASE III;
- FoxPro;
- dBASE IV;
- Visual FoxPro;
- > SMT;
- dBASE Level 7.
Робім выбар таго тыпу, які патрэбны для прымянення ў канкрэтнай праграме.
- Пасля таго, як выбар зроблены, можна пераходзіць да непасрэднай працэдуры канвертавання. Для гэтага ціснем на кнопку "Start" ("Старт").
- Запускаецца працэдура пераўтварэнні. Калі ў кнізе Эксэля маецца некалькі лістоў з дадзенымі, то для кожнага з іх будзе створаны асобны DBF-файл. Аб завяршэнні працэсу канвертацыі будзе сведчыць зялёны індыкатар прагрэсу. Пасля таго, як ён дойдзе да канца поля, ціснем на кнопку "Finish" ("Фініш").
Гатовы дакумент будзе размешчаны ў той дырэкторыі, якая была паказаная ва ўкладцы "Output".
Адзіны істотны недахоп спосабу з ужываннем пакета ўтыліт WhiteTown Converters Pack складаецца ў тым, што бясплатна можна будзе правесці толькі 30 працэдур канвертавання, а потым давядзецца набываць ліцэнзію.
Спосаб 2: надбудова XlsToDBF
Канвертаваць кнігу Эксэля ў dBase непасрэдна праз інтэрфейс прыкладання можна з дапамогай ўсталёўкі іншых надбудоў. Адной з лепшых і найбольш зручных з іх з'яўляецца надбудова XlsToDBF. Разгледзім алгарытм яе прымянення.
Спампаваць надбудову XlsToDBF
- Пасля таго, як спампавалі архіў XlsToDBF.7z з надбудовай, распакоўваецца з яго аб'ект пад назвай XlsToDBF.xla. Так як архіў мае пашырэнне 7z, то распакаванне можна праводзіць альбо стандартнай праграмай для гэтага пашырэння 7-Zip, альбо з дапамогай любога іншага архіватара, які падтрымлівае працу з ім.
- Пасля гэтага запускаем праграму Эксэля і пераходзім ва ўкладку "Файл". Далей перамяшчаемся ў раздзел "Параметры" праз меню ў левай частцы акна.
- У якое адкрылася акенцы параметраў клікаем па пункце "Надбудовы". Перамяшчаемся ў правую частку акна. У самым яго нізе размешчана поле "Упраўленне". Перастаўляюць у ім перамыкач у пазіцыю "Надбудовы Excel" і пстрыкаем па кнопцы "Перайсці ...".
- Адкрываецца невялікае акенца кіравання надбудовамі. Ціснем у ім на кнопку "Агляд ...".
- Запускаецца акенца адкрыцця аб'екта. Нам трэба перайсці ў тую дырэкторыю, дзе знаходзіцца распакаваць архіў XlsToDBF. Заходзім у тэчку пад аднайменнай назвай і вылучаем аб'ект з найменнем "XlsToDBF.xla". Пасля гэтага ціснем на кнопку "OK".
- Затым мы вяртаемся ў акенца кіравання надбудовамі. Як бачым, у спісе з'явілася найменне "XLS -> DBF". Гэта і ёсць наша надбудова. Каля яе павінна стаяць птушка. Калі галачка адсутнічае, то ставім яе, а затым ціснем на кнопку "OK".
- Такім чынам, надбудова ўсталяваная. Цяпер адкрываем дакумент Эксэля, дадзеныя з якога трэба пераўтварыць у dBase, або жа проста набіраем іх на лісце, калі дакумент яшчэ не створаны.
- Цяпер нам трэба будзе вырабіць некаторыя маніпуляцыі з дадзенымі, каб падрыхтаваць іх да канвертавання. Перш за ўсё, дадаем два радкі над шапкай табліцы. Яны павінны быць самымі першымі на лісце і мець назвы на вертыкальнай панэлі каардынатаў "1" і "2".
У самай верхняй левай вочку ўпісваем найменне, якое мы хочам прысвоіць стваранаму DBF-файлу. Яно складаецца з двух частак: уласна назвы і пашырэння. Дапускаецца выкарыстанне толькі лацінкі. Прыклад такога наймення - "UCHASTOK.DBF".
- У першай вочку справа ад наймення трэба пазначыць кадыроўку. Існуе два варыянты кадоўкі з прымяненнем дадзенай надбудовы: CP866 і CP1251. Калі вочка B2 пустая або ў ёй устаноўлена любое значэнне выдатнае ад "CP866", То па змаўчанні будзе прымяняцца кадоўка CP1251. Ставім тую кадыроўку, якую лічым патрэбнай або пакідаем поле пустым.
- Далей пераходзім да наступнай радку. Справа ў тым, што ў структуры dBase кожны слупок, які завецца полем, мае свой тып дадзеных. Існуюць такія іх абазначэння:
- N (Numeric) - лікавы;
- L (Logical) - лагічны;
- D (Date) - дата;
- C (Character) - радковы.
Акрамя таго, у радковым (Cnnn) І лікавым тыпе (Nnn) Пасля найменні ў выглядзе літары варта паказваць максімальную колькасць знакаў у поле. Калі ў лікавым тыпе прымяняюцца дробную частку, то іх колькасць таксама трэба пазначыць пасля кропкі (Nnn.n).
Існуюць і іншыя тыпы дадзеных у фармаце dBase (Memo, General і г.д.), але дадзеная надбудова з імі працаваць не ўмее. Зрэшты, з імі не ўмеў працаваць і Excel 2003 г., калі яшчэ падтрымліваў канвертаванне ў DBF.
У нашым канкрэтным выпадку першае поле будзе радковыя шырынёй у 100 сімвалаў (C100), А астатнія поля будуць лікавымі шырынёй у 10 знакаў (N10).
- У наступным радку размешчаны назвы палёў. Але справа ў тым, што яны таксама павінны быць унесены на лацінцы, а не на кірыліцы, як у нас. Таксама ў назве палёў не дапускаюцца прабелы. Пераназываем іх паводле гэтых правіл.
- Пасля гэтага падрыхтоўку дадзеных можна лічыць скончанай. Вылучаем на лісце курсорам з заціснутай левай клавішай мышы увесь дыяпазон табліцы. Затым пераходзім ва ўкладку "Распрацоўнік". Па змаўчанні яна адключана, таму перад далейшымі маніпуляцыямі трэба яе актываваць і ўключыць працу макрасаў. Далей на стужцы ў блоку налад "Код" клікаем па значку "Макрасы".
Можна зрабіць і ледзь прасцей, набраўшы камбінацыю гарачых клавіш Alt + F8.
- Запускаецца акенца макрасаў. У полі "Імя макраса" ўводзім найменне нашай надбудовы "XlsToDBF" без двукоссяў. Рэгістр пры гэтым не важны. Далей пстрыкаем па кнопцы "Выканаць".
- Макрас ў фонавым рэжыме выконвае апрацоўку. Пасля гэтага ў той жа тэчцы, дзе размешчаны зыходны Excel-файл, будзе сфарміраваны аб'ект з пашырэннем DBF з тым назвай, якое было зададзена ў вочку A1.
Спампаваць 7-Zip бясплатна
Як бачым, дадзены спосаб значна складаней папярэдняга. Акрамя таго, ён вельмі абмежаваны па колькасці выкарыстоўваюцца тыпаў палёў і ствараемых тыпаў аб'ектаў з пашырэннем DBF. Яшчэ адным недахопам з'яўляецца тое, што дырэкторыю стварэння аб'екта dBase можна прызначаць толькі перад працэдурай канвертавання, шляхам прамога перамяшчэння ў тэчку прызначэння зыходнага Excel-файла. Сярод пераваг дадзенага спосабу можна адзначыць тое, што ў адрозненне ад папярэдняга варыянту, ён абсалютна бясплатны і практычна ўсе маніпуляцыі вырабляюцца непасрэдна праз інтэрфейс Эксэля.
Спосаб 3: праграма Microsoft Access
Хоць у новых версій Excel і няма ўбудаванага спосабу захаванне дадзеных у фармаце DBF, але, тым не менш, варыянт з ужываннем прыкладання Microsoft Access больш за ўсё наблізіўся да таго, каб назваць яго стандартным. Справа ў тым, што гэтая праграма выпушчаная тым жа вытворцам, што і Эксэля, і таксама ўваходзіць у пакет Microsoft Office. Да таго ж, гэта самы бяспечны варыянт, бо не трэба будзе звязвацца з праграмным забеспячэннем іншых вытворцаў. Microsoft Access спецыяльна прызначаны для працы з базамі дадзеных.
Спампаваць Microsoft Access
- Пасля таго, як усе неабходныя дадзеныя на лісце ў Эксэля ўведзеныя, для таго, каб канвертаваць іх у фармат DBF, трэба спачатку вырабіць захаванне ў адным з фарматаў Excel. Для гэтага клікаем па абразку ў выглядзе дыскеты ў левым верхнім куце акна праграмы.
- Адкрываецца акно захавання. Пераходзім у тую дырэкторыю, дзе жадаем, каб файл быў захаваны. Менавіта з гэтай тэчкі яго трэба будзе потым адкрыць у Microsoft Access. Фармат кнігі можна пакінуць па змаўчанні xlsx, а можна памяняць на xls. У дадзеным выпадку гэта не крытычна, так як усё роўна мы захоўваем файл толькі для таго, каб пераўтварыць яго ў DBF. Пасля таго, як усе налады выкананы, ціснем на кнопку "Захаваць" і закрываем акно Excel.
- Запускаем праграму Microsoft Access. Пераходзім ва ўкладку "Файл", Калі яна адкрылася ў іншы ўкладцы. Ціснем на пункт меню "Адкрыць", Размешчаны ў левай частцы акна.
- Запускаецца акно адкрыцця файла. Пераходзім у тую дырэкторыю, дзе мы захавалі файл у адзін з фарматаў Excel. Каб ён адлюстраваўся ў акне, перастаўляць перамыкач фармату файлаў у становішча "Кніга Excel (* .xlsx)" або "Microsoft Excel (* .xls)", У залежнасці ад таго, у якім з іх кніга была захавана. Пасля таго, як найменне патрэбнага нам файла адлюстравалася, вылучаем яго і ціснем на кнопку "Адкрыць".
- адкрываецца акно "Сувязь з электроннай табліцай". Яно дазваляе максімальна карэктна перамясціць дадзеныя з файла Excel ў Microsoft Access. Нам трэба выбраць ліст Эксэля, дадзеныя з якога мы збіраемся імпартаваць. Справа ў тым, што нават калі ў файле Excel змяшчалася інфармацыя на некалькіх лістах, то імпартаваць яе ў Access можна толькі асобна і, адпаведна, потым пераўтварыць яе ў асобныя файлы DBF.
Таксама існуе магчымасць імпарту інфармацыі асобных дыяпазонаў на лістах. Але ў нашым выпадку гэта не трэба. Ўсталёўваем перамыкач у пазіцыю "Лісты", А затым выбіраем той ліст, адкуль збіраемся браць дадзеныя. Карэктнасць адлюстравання інфармацыі можна прагледзець у ніжняй частцы акна. Калі ўсё задавальняе, ціснем на кнопку "Далей".
- У наступным акне, калі ваша табліца змяшчае загалоўкі, трэба паставіць галачку каля пункта "Першы радок змяшчае загалоўкі слупкоў". Затым ціснем на кнопку "Далей".
- У новым акне сувязі з электроннай табліцай можна пры жаданні змяніць імя звязанага элемента. Затым ціснем на кнопку "Зроблена".
- Пасля гэтага адкрыецца дыялогавае акно, у якім будзе паведамленне пра тое, што звязванне табліцы з файлам Excel завершана. Ціснем на кнопку "OK".
- У левай частцы інтэрфейсу праграмы з'явіцца найменне табліцы, якое мы прысвоілі ёй у апошнім акне. Двойчы пстрыкаем па ім левай клавішай мышы.
- Пасля гэтага табліца адлюструецца ў акне. Перамяшчаемся ва ўкладку "Знешнія дадзеныя".
- На стужцы ў блоку інструментаў "Экспарт" клікаем па надпісе "Дадаткова". У якое адкрылася спісе выбіраем пункт "Файл dBase".
- Адкрываецца акно экспарту ў фармат DBF. У полі "Назва" можна паказаць месца захоўвання файла і яго найменне, калі тыя, якія пазначаны па змаўчанні, вам па нейкай прычыне не пасуюць.
У полі "Фармат файла" выбіраем адзін з трох тыпаў фармату DBF:
- dBASE III (па змаўчанні);
- dBASE IV;
- dBASE 5.
Трэба ўлічыць, што чым больш сучасная фармат (вышэй парадкавы нумар), то тым больш існуе магчымасцяў па апрацоўцы ў ім дадзеных. Гэта значыць, вышэй верагоднасць таго, што ў файле ўдасца захаваць усе дадзеныя табліцы. Але ў той жа час ніжэй верагоднасць таго, што праграма, куды вы ў будучыні збіраецеся імпартаваць файл DBF, будзе сумяшчальная менавіта з гэтым тыпам.
Пасля таго, як усе налады выстаўлены, ціснем на кнопку "OK".
- Калі пасля гэтага з'явілася паведамленне пра памылку, то паспрабуйце экспартаваць дадзеныя, выкарыстоўваючы іншы тып фармату DBF. Калі ж усё прайшло нармальна, то з'явіцца акно, у якім паведамляецца, што экспарт выкананы паспяхова. Ціснем на кнопку "Зачыніць".
Створаны файл у фармаце dBase будзе знаходзіцца ў той дырэкторыі, якая была пазначана ў акне экспарту.Далей з ім вы можаце вырабляць любыя маніпуляцыі, уключаючы імпарт яго ў іншыя праграмы.
Як бачым, нягледзячы на тое, што ў сучасных версіях Excel адсутнічае магчымасць захавання файлаў у фармаце DBF ўбудаванымі інструментамі, тым не менш, дадзеную працэдуру можна ажыццявіць з дапамогай ужывання іншых праграм і надбудоў. Пры гэтым варта адзначыць, што найбольш функцыянальны спосаб канвертавання - гэта выкарыстанне набору ўтыліт WhiteTown Converters Pack. Але, на жаль, колькасць бясплатных пераўтварэнняў у ім абмежавана. Надбудова XlsToDBF дазваляе выканаць канвертаванне абсалютна бясплатна, але працэдура нашмат больш складана. Да таго ж функцыянал дадзенага варыянту вельмі абмежаваны.
"Залаты сярэдзінай" з'яўляецца спосаб з выкарыстаннем праграмы Access. Як і Excel - гэта распрацоўка кампаніі Microsoft, а таму іншым прыкладаннем яго ўжо не назавеш. Да таго ж дадзены варыянт дазваляе канвертаваць файл Excel ў некалькі тыпаў фармату dBase. Хоць па гэтым паказчыку Access ўсё-ткі саступае праграме WhiteTown.
