Гледзячы на сухія лічбы табліц, цяжка з першага погляду ўлавіць агульную карціну, якую яны прадстаўляюць. Але, у праграме Microsoft Excel маецца інструмент графічнай візуалізацыі, з дапамогай якога можна наглядна ўявіць дадзеныя, якія змяшчаюцца ў табліцах. Гэта дазваляе больш лёгка і хутка засвоіць інфармацыю. Дадзены інструмент называецца ўмоўным фарматаваннем. Давайце разбярэмся, як выкарыстоўваць ўмоўнае фарматаванне ў праграме Microsoft Excel.
Найпростыя варыянты ўмоўнага фарматавання
Для таго, каб вырабіць фарматаванне пэўнай вобласці вочак, трэба вылучыць гэтую вобласць (часцей за ўсё слупок), і знаходзячыся ва ўкладцы "Галоўная", клікнуць па кнопцы "Умоўнае фарматаванне", якая размешчана на стужцы ў блоку інструментаў "Стылі".
Пасля гэтага, адкрываецца меню ўмоўнага фарматавання. Тут уяўляецца тры асноўных выгляду фарматавання:
- гістаграмы;
- Лічбавыя шкалы;
- Значкі.
Для таго, каб вырабіць ўмоўнае фарматаванне ў выглядзе гістаграмы, вылучаем слупок з дадзенымі, і клікаем па адпаведным пунктам меню. Як бачым, прадстаўляецца на выбар некалькі відаў гістаграм з градыентнай і суцэльны заліваннем. Вылучыце тую, якая, на ваш погляд, больш за ўсё адпавядае стылю і зместу табліцы.
Як бачым, гістаграмы з'явіліся ў вылучаных вочках слупка. Чым большае лікавае значэнне ў вочках, тым гістаграма даўжэй. Акрамя таго, у версіях Excel 2010 г., 2013 і 2016 гадоў, маецца магчымасць карэктнага адлюстравання адмоўных значэнняў у гістаграме. А вось, у версіі 2007 года такі магчымасці няма.
Пры выкарыстанні замест гістаграмы каляровай шкалы, таксама існуе магчымасць выбраць розныя варыянты дадзенага інструмента. Пры гэтым, як правіла, чым большае значэнне размешчана ў вочку, тым насычаней колер шкалы.
Найбольш цікавым і складаным інструментам сярод дадзенага набору функцый фарматавання з'яўляюцца значкі. Існуе чатыры асноўныя групы значкоў: напрамкі, фігуры, індыкатары і ацэнкі. Кожны выбраны карыстальнікам варыянт прадугледжвае выкарыстанне розных значкоў пры ацэнцы змесціва вочка. Уся вылучаная вобласць скануецца Excel, і ўсе значэння вочак падзяляюцца на часткі, згодна велічыням, названым у іх. Да самым вялікім велічыням прымяняюцца значкі зялёнага колеру, да велічынь сярэдняга дыяпазону - жоўтага, і велічыні, якія размяшчаюцца ў самой меншай траціны - адзначаюцца значкамі чырвонага колеру.
Пры выбары стрэлак, у якасці значкоў, акрамя каляровага афармлення, выкарыстоўваецца яшчэ сигнализирование ў выглядзе кірункаў. Так, стрэлка, звернутая паказальнікам ўверх, прымяняецца да вялікіх велічынь, налева - да сярэдніх, ўніз - да малых. Пры выкарыстанні фігур, вакол адзначаюцца самыя вялікія велічыні, трохвугольнікам - сярэднія, ромбам - малыя.
Правілы выдзялення вочак
Па змаўчанні, выкарыстоўваецца правіла, пры якім усе вочкі вылучанага фрагмента абазначаюцца вызначаным колерам або значком, згодна з размешчаным у іх велічыням. Але, выкарыстоўваючы меню, пра які мы ўжо казалі вышэй, можна ўжываць і іншыя правілы абазначэння.
Клікаем па пункце меню "Правілы выдзялення вочак". Як бачым, існуе сем асноўных правіл:
- больш;
- менш;
- роўна;
- Між;
- дата;
- Паўтараюцца значэння.
Разгледзім прымяненне гэтых дзеянняў на прыкладах. Вылучым дыяпазон вочак, і клікнем па пункце "Больш за ...".
Адкрываецца акно, у якім трэба ўсталяваць, значэння больш якога чысла будуць вылучацца. Робіцца гэта ў полі "Фарматаваць ячэйкі, якія больш". Па змаўчанні, сюды аўтаматычна ўпісваецца сярэдняе значэнне дыяпазону, але можна ўсталяваць любое іншае, альбо ж паказаць адрас ячэйкі, у якой утрымліваецца гэты лік. Апошні варыянт падыдзе для дынамічных табліц, дадзеныя ў якіх пастаянна змяняюцца, або для ячэйкі, дзе ўжываецца формула. Мы для прыкладу ўсталявалі значэнне ў 20000.
У наступным поле, трэба вызначыцца, як будуць вылучацца ячэйкі: светла-чырвоная заліванне і цёмна-чырвоны колер (па змаўчанні); жоўтая заліванне і цёмна-жоўты тэкст; чырвоны тэкст, і г.д. Акрамя таго, існуе карыстацкі фармат.
Пры пераходзе на гэты пункт, адкрываецца акно, у якім можна рэдагаваць вылучэнні, практычна, як заўгодна, ужываючы розныя варыянты шрыфта, залівання, і межы.
Пасля таго, як мы вызначыліся, са значэннямі ў акне налады правілаў вылучэння, ціснем на кнопку "OK".
Як бачым, вочкі вылучаныя, згодна з устаноўленым правілу.
Па такім жа прынцыпе вылучаюцца значэння пры ўжыванні правілаў "Менш", "Паміж" і "Роўна". Толькі ў першым выпадку, вылучаюцца ячэйкі менш значэння, устаноўленага вамі; у другім выпадку, усталёўваецца інтэрвал лікаў, вочкі з якімі будуць вылучацца; у трэцім выпадку задаецца канкрэтнае лік, а вылучацца будуць ячэйкі толькі змяшчаюць яго.
Правіла выдзялення "Тэкст утрымлівае", галоўным чынам, ужываецца да вочак тэкставага фармату. У акне ўстаноўкі правілы варта паказаць слова, частка слова, або паслядоўны набор слоў, пры знаходжанні якіх, адпаведныя вочкі будуць вылучацца, устаноўленым вамі спосабам.
Правіла "Дата" прымяняецца да вочак, якія ўтрымліваюць значэння ў фармаце даты. Пры гэтым, у наладах можна ўсталяваць вылучэнне вочак па тым, калі адбылося або адбудзецца падзея: сёння, учора, заўтра, за апошнія 7 дзён, і г.д.
Ужыўшы правіла "Паўтаральныя значэння" можна наладзіць вылучэнне вочак, згодна адпаведнасці размешчаных у іх дадзеных аднаму з крытэрыяў: паўтараюцца гэта дадзеныя або унікальныя.
Правілы адбору першых і апошніх значэнняў
Акрамя таго, у меню ўмоўнага фарматавання маецца яшчэ адзін цікавы пункт - "Правілы адбору першых і апошніх значэнняў". Тут можна ўсталяваць вылучэнне толькі самых вялікіх ці самых маленькіх значэнняў у дыяпазоне вочак. Пры гэтым, можна выкарыстоўваць адбор, як па парадкавым велічыням, так і па працэнтных. Існуюць наступныя крытэрыі адбору, якія пазначаны ў адпаведных пунктах меню:
- Першыя 10 элементаў;
- Першыя 10%;
- Апошнія 10 элементаў;
- Апошнія 10%;
- Вышэй за сярэдні;
- Ніжэй сярэдняга.
Але, пасля таго, як вы клікнулі па адпаведным пунктам, можна трохі змяніць правілы. Адкрываецца акно, у якім вырабляецца выбар тыпу вылучэння, а таксама, пры жаданні, можна ўсталяваць іншую мяжу адбору. Напрыклад, мы, перайшоўшы па пункце "Першыя 10 элементаў", у якое адкрылася акне, у полі "Фарматаваць першыя ячэйкі" замянілі лік 10 на 7. Такім чынам, пасля націску на кнопку "OK", будуць вылучацца не 10 самых вялікіх значэнняў, а толькі 7.
стварэнне правілаў
Вышэй мы казалі аб правілах, якія ўжо ўстаноўлены ў праграме Excel, і карыстальнік можа проста выбраць любы з іх. Але, акрамя таго, пры жаданні, карыстальнік можа ствараць свае правілы.
Для гэтага, трэба націснуць ў любым падраздзеле меню ўмоўнага фарматавання на пункт "Іншыя правілы ...", размешчаны ў самым нізе спісу ". Ці ж клікнуць па пункце" Стварыць правіла ... ", які размешчаны ў ніжняй частцы асноўнага меню ўмоўнага фарматавання.
Адкрываецца акно, дзе трэба выбраць адзін з шасці тыпаў правілаў:
- Фарматаваць усе вочкі на падставе іх значэнняў;
- Фарматаваць толькі вочкі, якія ўтрымліваюць;
- Фарматаваць толькі першыя і апошнія значэння;
- Фарматаваць толькі значэння, якія знаходзяцца вышэй або ніжэй сярэдняга;
- Фарматаваць толькі унікальныя або паўтаральныя значэння;
- Выкарыстоўваць формулу для вызначэння форматируемых вочак.
Згодна з выбраным тыпу правілаў, у ніжняй частцы акна трэба наладзіць змена апісання правіл, усталяваўшы велічыні, інтэрвалы і іншыя значэнні, пра якія мы ўжо казалі ніжэй. Толькі ў дадзеным выпадку, ўстаноўка гэтых значэнняў будзе больш гнуткая. Тут жа задаецца, пры дапамозе змены шрыфта, межаў і залівання, як менавіта будзе выглядаць вылучэнне. Пасля таго, як усе налады выкананы, трэба націснуць на кнопку "OK", для захавання праведзеных зменаў.
кіраванне правіламі
У праграме Excel можна ўжываць адразу некалькі правілаў да аднаго і таго ж дыяпазону вочак, але адлюстроўвацца на экране будзе толькі апошняе уведзенае правіла. Для таго, каб рэгламентаваць выкананне розных правілаў адносна пэўнага дыяпазону вочак, трэба вылучыць гэты дыяпазон, і ў асноўным меню ўмоўнага фарматавання перайсці па пункце кіраванне правіламі.
Адкрываецца акно, дзе прадстаўлены ўсе правілы, якія адносяцца да вылучанага дыяпазону вочак. Правілы прымяняюцца зверху ўніз, так як яны размешчаны ў спісе. Такім чынам, калі правілы супярэчаць адзін аднаму, то па факце на экране адлюстроўваецца выкананне толькі самага апошняга з іх.
Каб памяняць правілы месцамі, існуюць кнопкі ў выглядзе стрэлак накіраваных уверх і ўніз. Для таго, каб правіла адлюстроўвалася на экране, трэба яго вылучыць, і націснуць на кнопку ў выглядзе стрэлкі накіраванай ўніз, пакуль правіла не зойме самую апошнюю шрайбуеш ў спісе.
Ёсць і іншы варыянт. Трэба ўсталяваць галачку ў калонцы з найменнем "Спыніць, калі ісціна" насупраць патрэбнага нам правілы. Такім чынам, перабіраючы правілы зверху ўніз, праграма спыніцца менавіта на правіле, каля якога стаіць дадзеная пазнака, і не будзе апускацца ніжэй, а значыць, менавіта гэтае правіла будзе фактычна выканаюцца.
У гэтым жа акне маюцца кнопкі стварэння і змены вылучанага правілы. Пасля націску на гэтыя кнопкі, запускаюцца вокны стварэння і змены правілаў, пра якія мы ўжо вялі гаворка вышэй.
Для таго, каб выдаліць правіла, трэба яго вылучыць, і націснуць на кнопку "Выдаліць правіла".
Акрамя таго, можна выдаліць правілы і праз асноўнае меню ўмоўнага фарматавання. Для гэтага, клікаем па пункце "Выдаліць правілы". Адкрываецца падменю, дзе можна выбраць адзін з варыянтаў выдалення: альбо выдаліць правілы толькі на вылучаным дыяпазоне вочак, альбо выдаліць абсалютна ўсе правілы, якія маюцца на адкрытым лісце Excel.
Як бачым, ўмоўнае фарматаванне з'яўляецца вельмі магутным інструментам для візуалізацыі дадзеных у табліцы. З яго дапамогай, можна наладзіць табліцу такім чынам, што агульная інфармацыя на ёй будзе засвойвацца карыстальнікам з першага погляду. Акрамя таго, ўмоўнае фарматаванне надае вялікую эстэтычную прывабнасць дакументам.
