Пры распрацоўцы буйных праектаў часта не хапае сіл аднаго супрацоўніка. Да такой працы прыцягваецца цэлая група спецыялістаў. Натуральна, што ў кожнага з іх павінен быць доступ да дакумента, які з'яўляецца аб'ектам сумеснага працы. У сувязі з гэтым вельмі актуальным становіцца пытанне забеспячэння адначасовага калектыўнага доступу. Праграма Excel мае ў сваім распараджэнні інструменты, якія могуць яго даць. Давайце разбярэмся ў нюансах працы прыкладання Эксэля ва ўмовах адначасовай працы некалькіх карыстальнікаў з адной кнігай.
Працэс сумеснай працы
Эксэля можа не толькі даць агульны доступ да файла, але вырашыць некаторыя іншыя задачы, якія з'яўляюцца па ходзе сумеснай працы з адной кнігай. Напрыклад, інструменты прыкладання дазваляюць адсочваць змены, якія вырабляюцца рознымі ўдзельнікамі, а таксама сцвярджаць альбо адхіляць іх. Высветлім, што можа прапанаваць праграма карыстальнікам, якія сутыкнуліся з падобнай задачай.
Прадастаўленне сумеснага доступу
Але пачнем мы ўсё ж з высвятлення пытання, як даць агульны доступ да файла. Перш за ўсё, трэба сказаць, што працэдура ўключэння рэжыму сумеснай працы з кнігай не можа быць праведзена на сэрвэры, а толькі на лакальным кампутары. Таму, калі дакумент захоўваецца на серверы, то, перш за ўсё, яго трэба перанесці на свой лакальны ПК і там ужо вырабляць усе нижеописанные дзеянні.
- Пасля таго, як кніга створана, пераходзім ва ўкладку "Рэцэнзаванне" і ціснем на кнопку "Доступ да кнігі", Якая размешчана ў блоку інструментаў "Змены".
- Затым актывуецца акно кіравання доступам да файла. У ім варта ўсталяваць галачку каля параметру "Дазволіць зьмяняць кнігу некалькім карыстальнікам адначасова". Далей ціснем на кнопку "OK" у ніжняй частцы акна.
- З'яўляецца дыялогавае акно, у якім прапануецца захаваць файл з унесенымi ў яго зменамі. Пстрыкаем па кнопцы "OK".
Пасля названых вышэй дзеянняў сумесны доступ да файла з розных прылад і пад рознымі ўліковымі запісамі карыстальнікаў будзе адкрыты. На гэта ўказвае тое, што ў верхняй частцы акна пасля назвы кнігі адлюстроўваецца найменне рэжыму доступу - "Агульны". Цяпер файл зноў можна пераносіць на сервер.
налада параметраў
Акрамя таго, усё ў тым жа акне доступу да файла можна наладзіць параметры адначасовай працы. Гэта можна зрабіць адразу ж падчас ўключэння рэжыму сумеснай працы, а можна адрэдагаваць параметры крыху пазней. Але, натуральна імі кіраваць можа толькі галоўны карыстальнік, які каардынуе агульную працу з файлам.
- Пераходзім ва ўкладку "Чытаць далей".
- Тут можна паказаць, захоўваць Ці часопісы змяненняў, і калі захоўваць, то які час (па змаўчанні ўключана 30 дзён).
Таксама тут вызначаецца, як абнаўляць змены: толькі пры захаванні кнігі (па змаўчанні) або праз зададзены прамежак часу.
Вельмі важным параметрам з'яўляецца пункт "Для супярэчлівых змен". У ім паказваецца, як праграма павінна паводзіць сябе, калі некалькі карыстальнікаў адначасова рэдагуюць адну і тую ж вочка. Па змаўчанні выстаўлена ўмова пастаяннага запыту, дзеянні нікога з удзельнікаў праекту маюць перавагі. Але можна ўключыць пастаяннае ўмова, пры якім перавага будзе заўсёды ў таго, хто паспеў першым захаваць змяненне.
Акрамя таго, пры жаданні можна адключыць з асабістага прадстаўлення параметры друку і фільтры, зняўшы галачкі каля адпаведных пунктаў.
Пасля гэтага не забываемся выканаць фіксацыю занесеных змен, націснуўшы на кнопку "OK".
Адкрыццё агульнай файла
Адкрыццё файла, у якім уключаны сумесны доступ, мае некаторыя асаблівасці.
- Запускаем Эксэля і пераходзім ва ўкладку "Файл". Далей ціснем на кнопку "Адкрыць".
- Запускаецца акно адкрыцця кнігі. Пераходзім у дырэкторыю сервера ці цвёрдага дыска ПК, дзе размешчана кніга. Вылучаем яе найменне і ціснем на кнопку "Адкрыць".
- Адкрываецца агульная кніга. Цяпер пры жаданні мы зможам змяніць імя, пад якім будзем прадстаўлены ў часопісе змянення файла. Пераходзім ва ўкладку "Файл". Далей перамяшчаемся ў раздзел "Параметры".
- У раздзеле "Агульныя" маецца блок налад "Асабістая налада Microsoft Office". Тут у поле "Імя карыстальніка" можна памяняць найменне сваёй ўліковага запісу на любую іншую. Пасля таго, як усе налады выкананы, ціснем на кнопку "OK".
Зараз можна прыступаць да працы з дакументам.
Прагляд дзеянняў удзельнікаў
Сумесная праца прадугледжвае пастаянны кантроль і каардынацыю дзеянняў усіх удзельнікаў групы.
- Каб паглядзець дзеянні, учыненыя канкрэтным карыстальнікам падчас працы над кнігай, знаходзячыся ва ўкладцы "Рэцэнзаванне" клікаем па кнопцы "Выпраўленні", Якая знаходзіцца ў групе інструментаў "Змены" на стужцы. У якое адкрылася меню клікаем па кнопцы "Вылучыць выпраўлення".
- Адкрываецца акно прагляду выпраўленняў. Па змаўчанні пасля таго, як кніга становіцца агульнай, аўтаматычна ўключаецца адсочванне выпраўленняў, пра што сведчыць галачка, устаноўленая насупраць адпаведнага пункта.
Фіксуюцца ўсе змены, але на экране па змаўчанні яны адлюстроўваюцца ў выглядзе каляровых паметак вочак у іх левым верхнім куце, толькі з часу апошняга захавання дакумента адным з карыстальнікаў. Прычым ўлічваюцца выпраўлення ўсіх карыстальнікаў на ўсім дыяпазоне ліста. Дзеянні кожнага ўдзельніка адзначаюцца асобным колерам.
Калі навесці курсор на пазначаную вочка, адкрыецца нататка, у якім пазначана, кім і калі было выканана адпаведнае дзеянне.
- Для таго, каб змяніць правілы адлюстравання выпраўленняў, вяртаемся ў акно налады. У полі "Па часе" даступныя наступныя варыянты выбару перыяду прагляду выпраўленняў:
- адлюстраванне з часу апошняга захавання;
- уся якія захоўваюцца ў базе выпраўлення;
- тыя, якія яшчэ не прагледзеў;
- пачынаючы з канкрэтнай названай даты.
У полі "Карыстальнікам" можна выбраць канкрэтнага ўдзельніка, выпраўлення якога будуць адлюстроўвацца, ці пакінуць адлюстраванне дзеянняў усіх карыстальнікаў, акрамя сябе.
У полі "У дыяпазоне", Можна паказаць канкрэтны дыяпазон на лісце, на якім будуць ўлічвацца дзеянні членаў каманды для адлюстравання на вашым экране.
Акрамя таго, усталяваўшы галачкі каля асобных пунктаў можна ўключыць або адключыць вылучэнне выпраўленняў на экране і адлюстраванне змен на асобным лісце. Пасля таго, як усе налады ўстаноўлены, ціснем на кнопку "OK".
- Пасля гэтага на лісце дзеянні ўдзельнікаў будуць адлюстроўвацца з улікам уведзеных налад.
Рэцэнзаванне дзеянняў карыстальнікаў
Галоўны карыстальнік мае магчымасць прымяняць або адхіляць праўкі іншых удзельнікаў. Для гэтага патрабуецца здзейсніць наступныя дзеянні.
- Знаходзячыся ва ўкладцы "Рэцэнзаванне", Пстрыкаем па кнопцы "Выпраўленні". выбіраем пункт "Прыняць / адхіліць выпраўлення".
- Далей адкрываецца акно прагляду выпраўленняў. У ім трэба вырабіць налады адбору тых змен, якія мы хочам зацвердзіць або адхіліць. Аперацыi ў гэтым акне выконваюцца па тым жа тыпу, які мы разглядалі ў папярэднім раздзеле. Пасля таго, як налады ўнесены, ціснем на кнопку "OK".
- У наступным акне адлюстроўваюцца ўсе выпраўлення, якія задавальняюць абраным намі раней параметрах. Вылучыўшы канкрэтнае выпраўленне ў спісе дзеянняў, і націснуўшы адпаведную кнопку, размешчаную ўнізе вокны пад пералікам, можна прыняць дадзены пункт або адмовіцца ад яго. Таксама існуе магчымасць групавога прыняцця або адмовы ад усіх названых аперацый.
выдаленне карыстальніка
Існуюць выпадкі, калі асобнага карыстальніка трэба выдаліць. Гэта можа быць звязана з тым, што ён выбыў з праекту, так і чыста па тэхнічных прычынах, напрыклад, калі уліковы запіс была занесеная няправільна ці ўдзельнік пачаў працаваць з іншага прылады. У Эксэля існуе такая магчымасць.
- Пераходзім ва ўкладку "Рэцэнзаванне". У блоку "Змены" на стужцы ціснем на кнопку "Доступ да кнігі".
- Адкрываецца ўжо знаёмае нам акно кіравання доступу да файла. ва ўкладцы "Праўка" знаходзіцца спіс усіх карыстальнікаў, якія працуюць з гэтай кнігай. Вылучаем імя таго, каго трэба прыбраць, і ціснем на кнопку "Выдаліць".
- Пасля гэтага адкрываецца дыялогавае акно, у якім папярэджваецца, што калі дадзены ўдзельнік у гэты момант рэдагуе кнігу, то ўсе яго дзеянні не будуць захаваны. Калі вы ўпэўненыя ў сваім рашэнні, то цісніце кнопку "OK".
Карыстальнік будзе выдалены.
Абмежаванні па выкарыстанню агульнай кнігі
На жаль, адначасовая праца з файлам у Эксэля прадугледжвае цэлы шэраг абмежаванняў. У агульным файле ні адзін з карыстальнікаў, уключаючы галоўнага ўдзельніка, не можа выконваць наступныя аперацыі:
- Ствараць або змяняць сцэнары;
- Ствараць табліцы;
- Падзяляць або аб'ядноўваць ячэйкі;
- Маніпуляваць з XML-дадзенымі;
- Ствараць новыя табліцы;
- Выдаляць лісты;
- Вырабляць ўмоўнае фарматаванне і шэраг іншых дзеянняў.
Як бачым, абмежаванні даволі істотныя. Калі, напрыклад, без працы з XML-дадзенымі часцяком можна абыйсціся, то без стварэння табліц праца ў Эксэля наогул не думаецца. Што ж рабіць у тым выпадку, калі трэба стварыць новую табліцу, аб'яднаць ячэйкі або выканаць любое іншае дзеянне з вышэйпаказанага пераліку? Выйсце ёсць, і ён даволі просты: трэба часова адключыць агульны доступ да дакумента, выканаць патрэбныя змены, а затым падлучыць магчымасць сумеснай працы зноў.
Адключэнне агульнага доступу
Калі праца над праектам скончана, ці, у выпадку неабходнасці ўнясення змяненняў у файл, пра спіс якіх мы казалі ў папярэднім раздзеле, варта адключыць рэжым сумеснай працы.
- Перш за ўсё, усе ўдзельнікі павінны захаваць ўносяцца змены і выйсці з файла. З дакументам застаецца працаваць толькі галоўны карыстальнік.
- Калі трэба захаваць часопіс аперацый пасля зняцця агульнага доступу, то, знаходзячыся ва ўкладцы "Рэцэнзаванне", Клікаем па кнопцы "Выпраўленні" на стужцы. У якое адкрылася меню выбіраем пункт "Вылучыць выпраўлення ...".
- Адкрываецца акно выдзялення выпраўленняў. Налады тут трэба расставіць наступным чынам. У полі "У часе" ўсталяваць параметр "Усё". Насупраць найменняў палёў "Карыстальнікам" і "У дыяпазоне" варта зняць галачкі. Аналагічную працэдуру трэба правесці і з параметрам "Выдзяляць выпраўленні на экране". А вось насупраць параметру "Уносіць змены на асобны ліст", Наадварот, галачку варта ўсталяваць. Пасля таго, як усе вышэйпаказаныя маніпуляцыі выкананы, ціснем на кнопку "OK".
- Пасля гэтага праграма сфармуе новы ліст пад назвай "Часопіс", У які будзе ўнесена ўся інфармацыя па рэдагаванні дадзенага файла ў выглядзе табліцы.
- Зараз застаецца непасрэдна адключыць агульны доступ. Для гэтага, размясціўшыся ва ўкладцы "Рэцэнзаванне", Клікаем па ўжо знаёмай нам кнопцы "Доступ да кнігі".
- Запускаецца акно кіравання агульным доступам. Пераходзім ва ўкладку "Праўка", Калі акно было запушчана ў іншы ўкладцы. Здымаем галачку каля пункта "Дазволіць зьмяняць файл некалькім карыстальнікам адначасова". Для замацавання унесеных змяненняў ціснем на кнопку "OK".
- Адкрываецца дыялогавае акно, у якім папярэджваецца, што выкананне дадзенага дзеяння зробіць немагчымым сумеснае выкарыстанне дакумента. Калі вы цвёрда ўпэўнены ў прынятым рашэнні, то клікніце па кнопцы "Так".
Пасля вышэйзгаданых дзеянняў агульны доступ да файла будзе зачынены, а часопіс выпраўленняў будзе ачышчаны. Інфармацыю аб раней вырабленых аперацыях зараз можна будзе ўбачыць у выглядзе табліцы толькі на лісце "Часопіс", Калі адпаведныя дзеянні па захаванню гэтай інфармацыі былі праведзены раней.
Як бачым, праграма Эксэля прадастаўляе магчымасць уключэння агульнага доступу да файла і адначасовай працы з ім. Акрамя гэтага, з дапамогай спецыяльных інструментаў можна адсочваць дзеянні асобных удзельнікаў рабочай групы. Дадзены рэжым мае ўсё ж такі некаторыя функцыянальныя абмежаванні, якія, зрэшты, можна абыйсці, часова адключыўшы агульны доступ і правёўшы неабходныя аперацыі ў звычайных умовах працы.
