Пры працы з аднатыпнымі дадзенымі, размешчанымі ў розных табліцах, лістах або нават кнігах, для выгоды ўспрымання лепш сабраць інфармацыю разам. У Microsoft Excel з гэтай задачай можна справіцца з дапамогай адмысловай прылады, які называецца "Кансалідацыя". Ён дае магчымасць сабраць разрозненыя дадзеныя ў адну табліцу. Давайце даведаемся, як гэта робіцца.
Ўмовы для выканання працэдуры кансалідацыі
Натуральна, што не ўсе табліцы можна кансалідаваць ў адну, а толькі тыя, якія адпавядаюць вызначаным умовам:
- слупкі ва ўсіх табліцах павінны мець аднолькавую назву (дапускаецца толькі перастаноўка слупкоў месцамі);
- не павінна быць слупкоў або радкоў з пустымі значэннямі;
- шаблоны ў табліц павінны быць аднолькавымі.
Стварэнне кансалідаванай табліцы
Разгледзім, як стварыць кансалідаваную табліцу на прыкладзе трох табліц, якія маюць аднолькавы шаблон і структуру дадзеных. Кожная з іх размешчана на асобным лісце, хоць па такім жа алгарытме можна стварыць кансалідаваную табліцу з дадзеных размешчаных у розных кнігах (файлах).
- Адкрываем асобны ліст для кансалідаванай табліцы.
- На які адкрыўся аркушы адзначаем вочка, якая будзе з'яўляцца верхняй левай ячэйкай новай табліцы.
- Знаходзячыся ва ўкладцы "Дадзеныя" клікаем па кнопцы "Кансалідацыя", Якая размешчана на стужцы ў блоку інструментаў "Праца з дадзенымі".
- Адкрываецца акно налады кансалідацыі дадзеных.
У полі "Функцыя" патрабуецца ўсталяваць, якое дзеянне з вочкамі будзе выконвацца пры супадзенні радкоў і слупкоў. Гэта могуць быць наступныя дзеянні:
- сума;
- колькасць;
- сярэдняе;
- максімум;
- мінімум;
- твор;
- колькасць лікаў;
- зрушанае адхіленне;
- несмещенное адхіленне;
- зрушаная дысперсія;
- несмещенная дысперсія.
У большасці выпадкаў выкарыстоўваецца функцыя "Сума".
- У полі «Спасылка» паказваем дыяпазон вочак адной з першасных табліц, якія падлягаюць кансалідацыі. Калі гэты дыяпазон знаходзіцца ў гэтым жа файле, але на іншым лісце, то ціснем кнопку, якая размешчана справа ад поля ўводу дадзеных.
- Пераходзім на той ліст, дзе размешчана табліца, вылучаем патрэбны дыяпазон. Пасля ўводу дадзеных ціснем ізноў на кнопку размешчаную справа ад поля, куды быў унесены адрас вочак.
- Вярнуўшыся ў акно налад кансалідацыі, каб дадаць ужо абраныя намі вочкі ў спіс дыяпазонаў, ціснем на кнопку "Дадаць".
Як бачым, пасля гэтага дыяпазон дадаецца ў спіс.
Аналагічным чынам, дадаем ўсе іншыя дыяпазоны, якія будуць удзельнічаць у працэсе кансалідацыі дадзеных.
Калі ж патрэбны дыяпазон размешчаны ў іншай кнізе (файле), то адразу ціснем на кнопку "Агляд ...", Выбіраем файл на цвёрдым дыску або арэндаваным носьбіце, а ўжо потым паказаным вышэй спосабам вылучаем дыяпазон вочак у гэтым файле. Натуральна, файл павінен быць адкрыты.
- Сапраўды гэтак жа можна вырабіць некаторыя іншыя налады кансалідаванай табліцы.
Для таго, каб аўтаматычна дадаць назву слупкоў у шапку, ставім галачку каля параметру "Подпісы верхняй радкі". Для таго, каб выраблялася сумаванне дадзеных усталёўваем галачку каля параметру "Значэнні левага слупка". Калі вы хочаце, каб пры абнаўленні дадзеных у першасных табліцах абнаўлялася таксама і ўся інфармацыя ў кансалідаванай табліцы, то абавязкова варта ўсталяваць галачку каля параметру "Ствараць сувязі з зыходнымі дадзенымі". Але, у гэтым выпадку трэба ўлічыць, што, калі вы захочаце ў зыходную табліцу дадаць новыя радкі, то прыйдзецца зняць галачку з дадзенага пункта і пералічыць значэння ўручную.
Калі ўсе налады выкананы, ціснем на кнопку "OK".
- Кансалідаваны справаздачу гатовы. Як бачым, дадзеныя яго згрупаваныя. Каб паглядзець інфармацыю ўнутры кожнай групы, клікаем на плюсік злева ад табліцы.
Цяпер змесціва групы даступна для прагляду. Аналагічным спосабам можна раскрыць і любую іншую групу.
Як бачым, кансалідацыя дадзеных у Эксэля з'яўляецца вельмі зручным інструментам, дзякуючы якому можна сабраць разам інфармацыю размешчаную не толькі ў розных табліцах і на розных лістах, але нават размешчаную ў іншых файлах (кнігах). Робіцца гэта адносна проста і хутка.
