Пры працы з табліцамі першачарговае значэнне маюць якія выводзяцца ў ёй значэння. Але немалаважнай складнікам з'яўляецца таксама і яе афармленне. Некаторыя карыстальнікі лічаць гэта другарадным фактарам і не звяртаюць на яго асаблівай увагі. А дарэмна, бо хораша аформленая табліца з'яўляецца важным умовай для лепшага яе ўспрымання і разумення карыстальнікамі. Асабліва вялікую ролю ў гэтым адыгрывае візуалізацыя дадзеных. Напрыклад, з дапамогай інструментаў візуалізацыі можна афарбаваць вочка табліцы ў залежнасці ад іх змесціва. Давайце даведаемся, як гэта можна зрабіць у праграме Excel.
Працэдура змены колеру вочак у залежнасці ад змесціва
Вядома, заўсёды прыемна мець добра аформленую табліцу, у якой вочка ў залежнасці ад змесціва, афарбоўваюцца ў розныя колеры. Але асабліва актуальная дадзеная магчымасць для вялікіх табліц, якія змяшчаюць значны масіў дадзеных. У гэтым выпадку заліванне колерам вочак значна палегчыць карыстальнікам арыентаванне ў гэтым велізарнай колькасці інфармацыі, бо яна, можна сказаць, будзе ўжо структураванай.
Элементы ліста можна паспрабаваць размаляваць ўручную, але зноў жа, калі табліца вялікая, то гэта зойме значнае колькасць часу. Да таго ж, у такім масіве дадзеных чалавечы фактар можа адыграць сваю ролю і будуць дапушчаныя памылкі. Не кажучы ўжо пра тое, што табліца можа быць дынамічнай і дадзеныя ў ёй перыядычна змяняюцца, прычым масава. У гэтым выпадку ўручную змяняць колер наогул становіцца нерэальна.
Але выхад існуе. Для вочак, якія ўтрымліваюць дынамічныя (зменлівыя) значэнні ўжываецца ўмоўнае фарматаванне, а для статыстычных дадзеных можна выкарыстоўваць інструмент "Знайсці і замяніць".
Спосаб 1: ўмоўнае фарматаванне
З дапамогай ўмоўнага фарматавання можна задаць пэўныя межы значэнняў, пры якіх вочкі будуць афарбоўвацца ў той ці іншы колер. Афарбоўванне будзе праводзіцца аўтаматычна. У выпадку, калі значэнне вочка, з прычыны змены выйдзе за межы граніцы, то аўтаматычна адбудзецца перафарбоўванне дадзенага элемента ліста.
Паглядзім, як гэты спосаб працуе на канкрэтным прыкладзе. Маем табліцу даходаў прадпрыемства, у якой дадзеныя разбітыя памесячна. Нам трэба вылучыць рознымі колерамі тыя элементы, у якіх велічыня даходаў менш 400000 рублёў, ад 400000 да 500000 рублёў і перавышае 500000 рублёў.
- Вылучаем слупок, у якім знаходзіцца інфармацыя па даходах прадпрыемства. Затым перамяшчаемся ва ўкладку "Галоўная". Пстрыкаем па кнопцы "Умоўнае фарматаванне", Якая размяшчаецца на стужцы ў блоку інструментаў "Стылі". У якое адкрылася спісе выбіраем пункт "Кіраўніцтва правіламі ...".
- Запускаецца акенца кіраванні правіламі ўмоўнага фарматавання. У полі "Паказаць правілы фарматавання для" павінна быць ўстаноўлена значэнне "Бягучы фрагмент". Па змаўчанні менавіта яно і павінна быць там пазначана, але на ўсялякі выпадак праверце і ў выпадку неадпаведнасці зменіце налады згодна вышэйпаказаным рэкамендацыям. Пасля гэтага варта націснуць на кнопку "Стварыць правіла ...".
- Адкрываецца акно стварэння правілы фарматавання. У спісе тыпаў правілаў выбіраем пазіцыю "Фарматаваць толькі вочкі, якія ўтрымліваюць". У блоку апісання правілы ў першым полі перамыкач павінен стаяць у пазіцыі "Значэнні". У другім поле ўсталёўваем перамыкач у пазіцыю "Менш". У трэцім полі паказваем значэнне, элементы ліста, якія змяшчаюць велічыню менш якога, будуць пафарбаваны вызначаным колерам. У нашым выпадку гэта значэнне будзе 400000. Пасля гэтага ціснем на кнопку "Фармат ...".
- Адкрываецца акно фармату вочак. Перамяшчаемся ва ўкладку "Заліванне". Выбіраем той колер залівання, якім жадаем, каб вылучаліся вочкі, якія змяшчаюць велічыню менш 400000. Пасля гэтага ціснем на кнопку "OK" у ніжняй частцы акна.
- Вяртаемся ў акно стварэння правілы фарматавання і там таксама ціснем на кнопку "OK".
- Пасля гэтага дзеяння мы зноў будзем перанакіраваны ў Дыспетчар правілаў ўмоўнага фарматавання. Як бачым, адно правіла ўжо дададзена, але нам трэба будзе дадаць яшчэ два. Таму зноў ціснем на кнопку "Стварыць правіла ...".
- І зноў мы трапляем у акно стварэння правілы. Перамяшчаемся ў раздзел "Фарматаваць толькі вочкі, якія ўтрымліваюць". У першым полі дадзенага раздзела пакідаем параметр "Значэнне ячэйкі", А ў другім выстаўляем перамыкач у пазіцыю "Паміж". У трэцім полі трэба паказаць пачатковае значэнне дыяпазону, у якім будуць фарматавацца элементы ліста. У нашым выпадку гэты лік 400000. У чацвёртым паказваем канчатковае значэнне дадзенага дыяпазону. яно складзе 500000. Пасля гэтага пстрыкаем па кнопцы "Фармат ...".
- У акне фарматавання зноў перамяшчаемся ва ўкладку "Заліванне", Але на гэты раз ужо выбіраем іншы колер, пасля чаго ціснем на кнопку "OK".
- Пасля вяртання ў акно стварэння правілы таксама ціснем на кнопку "OK".
- Як бачым, у дыспетчару правілаў у нас створана ўжо два правілы. Такім чынам, засталося стварыць трэцяе. Пстрыкаем па кнопцы "Стварыць правіла".
- У акне стварэння правілы зноў перамяшчаемся ў раздзел "Фарматаваць толькі вочкі, якія ўтрымліваюць". У першым полі пакідаем варыянт "Значэнне ячэйкі". У другім поле ўсталёўваем перамыкач у паліцыю "Больш". У трэцім полі ўбіваем лік 500000. Затым, як і ў папярэдніх выпадках, ціснем на кнопку "Фармат ...".
- У акне "Фармат вочак" зноў перамяшчаемся ва ўкладку "Заліванне". На гэты раз выбіраем колер, які адрозніваецца ад двух папярэдніх выпадкаў. Выконваем пстрычка па кнопцы "OK".
- У акне стварэння правілаў паўтараем націск на кнопку "OK".
- адкрываецца дыспетчар правілаў. Як бачым, усе тры правілы створаны, таму ціснем на кнопку "OK".
- Цяпер элементы табліцы пафарбаваны згодна зададзеных умоў і межаў у наладах ўмоўнага фарматавання.
- Калі мы зменім змесціва ў адной з вочак, выходзячы пры гэтым за межы аднаго з зададзеных правілаў, то пры гэтым дадзены элемент ліста аўтаматычна зменіць колер.
Акрамя таго, можна выкарыстоўваць ўмоўнае фарматаванне некалькі па-іншаму для афарбоўкі элементаў ліста колерам.
- Для гэтага пасля таго, як з дыспетчара правілаў мы пераходзім у акно стварэння фарматавання, то застаемся ў раздзеле "Фарматаваць усе вочкі на падставе іх значэнняў". У полі "Колер" можна выбраць той колер, адценнямі якога будуць залівацца элементы ліста. Затым варта націснуць на кнопку "OK".
- У дыспетчару правілаў таксама ціснем на кнопку "OK".
- Як бачым, пасля гэтага вочка ў калонцы афарбоўваюцца рознымі адценнямі аднаго колеру. Чым значэнне, якое змяшчае элемент ліста больш, тым адценне святлей, чым менш - тым цямней.
Урок: Ўмоўнае фарматаванне ў Эксэля
Спосаб 2: выкарыстанне інструмента "Знайсці і вылучыць"
Калі ў табліцы знаходзяцца статычныя дадзеныя, якія не плануецца з часам змяняць, то можна скарыстацца інструментам для змены колеру вочак па іх змесціва пад назвай "Знайсці і вылучыць". Ўказаны інструмент дазволіць адшукаць зададзеныя значэнні і змяніць колер у гэтых вочках на патрэбны карыстальніку. Але варта ўлічыць, што пры змене змесціва ў элементах ліста, колер аўтаматычна змяняцца не будзе, а застанецца ранейшым. Для таго, каб змяніць колер на актуальнае, прыйдзецца паўтараць працэдуру нанова. Таму дадзены спосаб не з'яўляецца аптымальным для табліц з дынамічным змесцівам.
Паглядзім, як гэта працуе на канкрэтным прыкладзе, для якога возьмем усё тую ж табліцу даходу прадпрыемства.
- Вылучаем слупок з дадзенымі, якія варта адфарматаваць колерам. Затым пераходзім ва ўкладку "Галоўная" і ціснем на кнопку "Знайсці і вылучыць", Якая размешчана на стужцы ў блоку інструментаў "Рэдагаванне". У якое адкрылася спісе клікаем па пункце "Знайсці".
- запускаецца акно "Знайсці і замяніць" ва ўкладцы "Знайсці". Перш за ўсё, знойдзем значэння да 400000 рублёў. Так як у нас няма ні аднаго вочка, дзе змяшчалася бы значэнне менш 300000 рублёў, то, па сутнасці, нам трэба вылучыць ўсе элементы, у якіх утрымліваюцца лікі ў дыяпазоне ад 300000 да 400000. На жаль, прама паказаць дадзены дыяпазон, як у выпадку прымянення умоўнага фарматавання, у дадзеным спосабе нельга.
Але існуе магчымасць паступіць некалькі па-іншаму, што нам дасць той жа вынік. Можна ў радку пошуку задаць наступнае шаблон "3?????". Знак пытання азначае любы знак. Такім чынам, праграма будзе шукаць усе шасцізнакавыя колькасці, якія пачынаюцца з лічбы "3". Гэта значыць, у выдачу пошуку патрапяць значэння ў дыяпазоне 300000 - 400000, Што нам і патрабуецца. Калі б у табліцы былі колькасці менш 300000 або менш 200000, То для кожнага дыяпазону ў сотню тысяч пошук прыйшлося б вырабляць асобна.
ўводзім выраз "3?????" ў полі "Знайсці" і ціснем на кнопку "Знайсці ўсе".
- Пасля гэтага ў ніжняй частцы акенца адкрываюцца вынікі пошукавай выдачы. Клікаем левай кнопкай мышы па любому з іх. Затым набіраем камбінацыю клавіш Ctrl + A. Пасля гэтага вылучаюцца ўсе вынікі пошукавай выдачы і адначасова вылучаюцца элементы ў Стоўбцах, на якія дадзеныя вынікі спасылаюцца.
- Пасля таго, як элементы ў Стоўбцах вылучаныя, не спяшаемся зачыняць акно "Знайсці і замяніць". Знаходзячыся ва ўкладцы "Галоўная" у якую мы перамясціліся раней, пераходзім на стужку да блоку інструментаў "Шрыфт". Клікаем па трыкутніку справа ад кнопкі "Колер залівання". Адкрываецца выбар розных кветак залівання. Выбіраем той колер, які мы жадаем прымяніць да элементаў ліста, якія змяшчаюць велічыні менш 400000 рублёў.
- Як бачым, усе вочкі слупка, у якіх знаходзяцца значэння менш 400000 рублёў, вылучаныя абраным колерам.
- Цяпер нам трэба афарбаваць элементы, у якіх размяшчаюцца велічыні ў дыяпазоне ад 400000 да 500000 рублёў. У гэты дыяпазон ўваходзяць колькасці, якія адпавядаюць шаблоне "4??????". Ўбіваем яго ў поле пошуку і пстрыкаем па кнопцы "Знайсці ўсе", Папярэдне вылучыўшы патрэбны нам слупок.
- Аналагічна з папярэднім разам у пошукавай выдачы вырабляем вылучэнне ўсяго атрыманага выніку націскам камбінацыі гарачых клавіш CTRL + A. Пасля гэтага перамяшчаемся да значку выбару колеру залівання. Клікаем па ім і ціснем на піктаграму патрэбнага нам адцення, які будзе афарбоўваць элементы ліста, дзе знаходзяцца велічыні ў дыяпазоне ад 400000 да 500000.
- Як бачым, пасля гэтага дзеяння ўсе элементы табліцы з дадзенымі ў інтэрвале з 400000 па 500000 вылучаныя абраным колерам.
- Цяпер нам засталося вылучыць апошні інтэрвал велічынь - больш 500000. Тут нам таксама пашанцавала, так як ўсе лікі больш 500000 знаходзяцца ў інтэрвале ад 500000 да 600000. Таму ў поле пошуку ўводзім выраз "5?????" і ціснем на кнопку "Знайсці ўсе". Калі б былі велічыні, якія перавышаюць 600000, То нам бы прыйшлося дадаткова вырабляць пошук для выражэння "6?????" і г.д.
- Зноў вылучаем вынікі пошуку пры дапамозе камбінацыі Ctrl + A. Далей, скарыстаўшыся кнопкай на стужцы, выбіраем новы колер для залівання інтэрвалу, які перавышае 500000 па той жа аналогіі, як мы гэта рабілі раней.
- Як бачым, пасля гэтага дзеяння ўсе элементы слупка будуць зафарбаваныя, паводле таго лікавага значэння, якое ў іх размешчана. Цяпер можна зачыняць акно пошуку, націснуўшы стандартную кнопку закрыцця ў верхнім правым куце акна, так як нашу задачу можна лічыць вырашанай.
- Але калі мы заменім лік на іншае, якое выходзіць за межы, якія ўстаноўлены для канкрэтнага колеру, то колер не зменіцца, як гэта было ў папярэднім спосабе. Гэта сведчыць аб тым, што дадзены варыянт будзе надзейна працаваць толькі ў тых табліцах, у якіх дадзеныя не змяняюцца.
Урок: Як зрабіць пошук у Эксэля
Як бачым, існуе два спосабу афарбаваць вочкі ў залежнасці ад лікавых значэнняў, якія ў іх знаходзяцца: з дапамогай умоўнага фарматавання і з выкарыстаннем інструмента "Знайсці і замяніць". Першы спосаб больш прагрэсіўны, бо дазваляе больш выразна задаць ўмовы, па якіх будуць вылучацца элементы ліста. Да таго ж, пры ўмоўным фарматаванні колер элемента аўтаматычна мяняецца, у выпадку змены змесціва ў ёй, чаго другі спосаб рабіць не можа. Зрэшты, заліванне вочак у залежнасці ад значэння шляхам прымянення інструмента "Знайсці і замяніць" таксама цалкам можна выкарыстоўваць, але толькі ў статычных табліцах.
