СПАДАЛЬНЫ СПІС У EXCEL

Стварэнне спадальных спісаў дазваляе не толькі эканоміць час пры выбары варыянту ў працэсе запаўнення табліц, але і засцерагчы сябе ад памылковага ўнясення некарэктных дадзеных. Гэта вельмі зручны і практычны інструмент. Давайце высветлім, як актываваць яго ў Excel, і як ім карыстацца, а таксама даведаемся некаторыя іншыя нюансы абыходжання з ёй.

Выкарыстанне выпадаючых спісаў

Спадальныя, ці як прынята казаць, якія расчыняюцца спісы часцей за ўсё ўжываюць у табліцах. З іх дапамогай можна абмежаваць кола ўносяцца ў таблічны масіў значэнняў. Яны дазваляюць выбіраць для ўнясення значэння толькі з загадзя падрыхтаванага пераліку. Гэта адначасова паскарае працэдуру ўнясення дадзеных і беражэ ад памылкі.

працэдура стварэння

Перш за ўсё, давайце высвятлім, як стварыць спадальны спіс. Лягчэй за ўсё гэта зрабіць пры дапамозе прылады пад назвай "Праверка дадзеных".

Вылучаем слупок таблічнага масіва, у вочках якога плануецца размясціць выпадальны спіс. Перасоўваемся ва ўкладку "Дадзеныя" і клацает па кнопцы "Праверка дадзеных". Яна лакалізаваная на стужцы ў блоку "Праца з дадзенымі".

Запускаецца акно інструмента "Праверка значэнняў". Пераходзім у частку "Параметры". У вобласці "Тып дадзеных" з пераліку выбіраем варыянт "Спіс". Пасля гэтага перамяшчаемся да поля "Крыніца". Тут трэба пазначыць групу найменняў, прызначаную для выкарыстання ў спісе. Гэтыя назвы можна ўнесці уручную, а можна паказаць на іх спасылку, калі яны ўжо размешчаны ў дакуменце Excel ў іншым месцы.
Калі абраны ўвод ўручную, то кожны спісачнай элемент патрабуецца ўпісаць у вобласць праз кропку з коскай (;).
Калі вы хочаце падцягнуць дадзеныя з ужо існуючага таблічнага масіва, то варта перайсці на ліст, дзе той размешчаны (калі ён размешчаны на адным), паставіць курсор у вобласць "Крыніца" вокны праверкі дадзеных, а затым вылучыць масіў вочак, дзе знаходзіцца пералік. Важна, каб у кожнай асобнай вочку размяшчаўся асобны спісачнай элемент. Пасля гэтага каардынаты названага дыяпазону павінны адлюстравацца ў галіне "Крыніца".
Яшчэ адзін варыянт ўстаноўкі сувязі - гэта прысваенне масіву з пералікам імя. Вылучаем дыяпазон, у якім пазначаны значэння дадзеных. Злева ад радка формул знаходзіцца вобласць імёнаў. Па змаўчанні ў ім пры выдзяленні дыяпазону адлюстроўваецца каардынаты першай выдзеленай ячэйкі. Мы ж для нашых мэтаў проста ўпісваем туды найменне, якое лічым больш прыдатным. Галоўныя патрабаванні да імя складаюцца ў тым, каб яно было унікальным у межах кнігі, не мела прабелаў і абавязкова пачыналася з літары. Зараз менавіта па гэтым найменні будзе ідэнтыфікавацца той дыяпазон, які мы да гэтага выдзелілі.
Зараз у акне праверкі дадзеных у галіне "Крыніца" трэба ўсталяваць сімвал "=", А затым адразу ж пасля яго ўпісаць то імя, якое мы прысвоілі дыяпазоне. Праграма адразу ідэнтыфікуе сувязь паміж найменнем і масівам, і падцягне той пералік, які ў ім размешчаны.
Але нашмат больш эфектыўна атрымаецца выкарыстоўваць пералік, калі яго пераўтварыць у "разумную" табліцу. У такой табліцы будзе лягчэй змяняць значэння, тым самым аўтаматычна змяняючы спісачная элементы. Такім чынам, дадзены дыяпазон фактычна ператворыцца ў табліцу падстановак.
Для таго, каб пераўтварыць дыяпазон у "разумную" табліцу, вылучаем яго і перасоўваемся ва ўкладку "Галоўная". Там клацает па кнопцы "Фарматаваць як табліцу", Якая размешчана на стужцы ў блоку "Стылі". Адкрываецца вялікая група стыляў. На функцыянальнасць табліцы выбар канкрэтнага стылю ніяк не ўплывае, а таму выбіраем любы з іх.
Пасля гэтага адкрываецца невялікае акенца, у якім утрымліваецца адрас вылучанага масіва. Калі вылучэнне было выканана дакладна, то тут нічога мяняць не трэба. Так як у нашага дыяпазону няма загалоўкаў, то ў пункта "Табліца з загалоўкамі" галачкі быць не павінна. Хоць канкрэтна ў вашым выпадку, магчыма, загаловак і будзе прымяняцца. Так што нам застаецца проста націснуць на кнопку "OK".
Пасля гэтага дыяпазон будзе адфарматаваны, як табліца. Калі яго вылучыць, то можна заўважыць у галіне імёнаў, што найменне яму было прысвоена аўтаматычна. Гэта найменне можна выкарыстоўваць для ўстаўкі ў вобласць "Крыніца" у акне праверкі дадзеных па апісаным раней намі алгарытме. Але, калі вы хочаце выкарыстоўваць іншую назву, то яго можна замяніць, проста упісаўшы ў вобласць імёнаў.
Калі пералік размешчаны ў іншай кнізе, то для карэктнага яго адлюстравання патрабуецца прымяніць функцыю ДВССЫЛ. Ўказаны аператар прызначаны для таго, каб фарміраваць "суперабсолютные" спасылкі на элементы ліста ў тэкставым выглядзе. Уласна пры гэтым працэдура будзе выконвацца практычна дакладна такая ж, як і ў раней апісваных выпадках, толькі ў галіне "Крыніца" пасля сімвала "=" варта паказаць найменне аператара - "ДВССЫЛ". Пасля гэтага ў дужках у якасці аргументу дадзенай функцыі павінен быць пазначаны адрас дыяпазону, уключаючы найменне кнігі і ліста. Уласна, як паказана на малюнку ніжэй.

На гэтым мы б маглі і скончыць працэдуру, націснуўшы на кнопку "OK" ў акенцы праверкі дадзеных, але пры жаданні можна удасканаліць форму. Пераходзім у частку "Паведамленьні для ўводу" акенца праверкі дадзеных. Тут у галіне "Паведамленне" можна напісаць тэкст, які будуць бачыць юзэры, наводзячы курсор на элемент ліста з Спадальная спісам. Запісваем то паведамленне, якое лічым патрэбным.

Далей перамяшчаемся ў раздзел "Паведамленне пра памылку". Тут у галіне "Паведамленне" можна ўвесці тэкст, які будзе назіраць карыстач пры спробе ўвесці некарэктныя дадзеныя, гэта значыць, любыя дадзеныя, якія адсутнічаюць у Спадальны спісе. У вобласці "Выгляд" можна выбраць значок, якім будзе суправаджацца папярэджанне. Ўводзім тэкст паведамлення і клацает па "OK".

Ўрок: Як зрабіць выпадальны спіс у Эксэля

выкананне аперацый

Зараз давайце разбярэмся, як працаваць з тым інструментам, які мы вышэй стварылі.

Калі мы ўсталюем курсор на любы элемент ліста, да якога быў ужыты спадальны спіс, то ўбачым інфармацыйнае паведамленне, уведзенае намі раней у акне праверкі дадзеных. Акрамя таго, справа ад вочка з'явіцца піктаграма ў выглядзе трыкутніка. Менавіта яна служыць для доступу да выбару спісачная элементаў. Клацает па дадзеным трыкутніку.

Пасля кліку па ім меню са спісачнай аб'ектаў будзе адкрыта. У ім размешчаны ўсе элементы, якія былі раней унесеныя праз акно праверкі дадзеных. Выбіраем той варыянт, які лічым патрэбным.

Абраны варыянт адлюструецца ў вочку.

Калі ж мы паспрабуем ўвесці ў вочка любое значэнне, якое адсутнічае ў пераліку, то дадзенае дзеянне заблакуе. Пры гэтым, калі вы ўносілі паведамленне папярэджання ў акно праверкі дадзеных, то яно адлюстравацца на экране. Трэба ў акне папярэджання націснуць на кнопку "Адмена" і з наступнага спробы ўвесці карэктныя дадзеныя.

Такім спосабам пры неабходнасці запаўняем усю табліцу.

Дадаць новую элемента

Але што рабіць, калі патрабуецца ўсё-ткі дадаць новы элемент? Дзеянні тут залежаць ад таго, як менавіта вы сфармавалі пералік у акне праверкі дадзеных: уведзены ўручную або падцягваецца з таблічнага масіва.

Калі дадзеныя для фармавання спісу падцягваюцца з таблічнага масіва, то пераходзім да яго. Вылучаем вочка дыяпазону. Калі гэта не "разумная" табліца, а просты дыяпазон дадзеных, то трэба ўставіць радок у сярэдзіну масіва. Калі ж ўжываеце "разумную" табліцу, то ў гэтым выпадку досыць проста ўпісаць патрабаванае значэнне ў першым радку пад ёй і дадзеная радок тут жа будзе ўключана ў таблічны масіў. Гэта як раз тое перавага "разумнай" табліцы, пра які мы згадвалі вышэй.
Але выкажам здагадку, што мы маем справу з больш складаным выпадкам, выкарыстоўваючы звычайны дыяпазон. Такім чынам, вылучаем вочка ў сярэдзіне названага масіву. Гэта значыць, над гэтай ячэйкай і пад ёй павінны быць яшчэ радкі масіва. Клацает па пазначаным фрагменту правай кнопкай мышы. У меню выбіраем варыянт "Уставіць ...".

Запускаецца акенца, дзе варта вырабіць выбар аб'екта ўстаўкі. выбіраем варыянт "Радок" і ціснем на кнопку "OK".

Такім чынам, пустая радок дададзеная.

Ўпісваем у яе тое значэнне, якое жадаем, каб адлюстравалася ў Спадальная спісе.

Пасля гэтага вяртаемся да таго таблічнага масіву, у якім размешчаны які расчыняецца пералік. Клікнуўшы па трыкутніку, справа ад любой ячэйкі масіва, мы бачым, што да ўжо наяўных спісачная элементам было дададзена патрэбнае нам значэнне. Цяпер пры жаданні яго можна выбраць, каб ўставіць у элемент табліцы.

Але што рабіць, калі пералік значэнняў падцягваецца не з асобнай табліцы, а быў унесены ўручную? Для дадання элемента ў гэтым выпадку таксама ёсць свой алгарытм дзеянняў.

Вылучаем ўвесь таблічны дыяпазон, у элементах якога размешчаны выпадальны пералік. Пераходзім ва ўкладку "Дадзеныя" і зноў клікаем па кнопцы "Праверка дадзеных" ў групе "Праца з дадзенымі".

Запускаецца акно праверкі ўводзяцца дадзеных. Перамяшчаемся ў раздзел "Параметры". Як бачым, усе налады тут сапраўды такія ж, як мы іх выставілі раней. Нас у дадзеным выпадку будзе цікавіць вобласць "Крыніца". Дадаем туды да ўжо які мае пераліку праз кропку з коскай (;) То значэнне або значэння, якія хочам убачыць у выпадальным спісе. Пасля дадання клацает па "OK".

Цяпер, калі мы адкрыем выпадальны пералік у таблічным масіве, то ўбачым там дададзены значэнне.

выдаленне элемента

Выдаленне спісачнага элемента праводзіцца па дакладна такім жа алгарытме, што і даданне.

Калі дадзеныя падцягваюцца з таблічнага масіва, то тады пераходзім да гэтай табліцы і клацает правай кнопкай мышы па вочку, дзе размешчана значэнне, якое варта выдаліць. У кантэкстным меню спыняем выбар на варыянце "Выдаліць ...".

Адкрываецца акно выдалення вочак практычна аналагічнае таму, якое мы бачылі пры іх даданні. Тут зноў ўсталёўваем перамыкач у пазіцыю "Радок" і клацает па "OK".

Радок з таблічнага масіва, як бачым, выдаленая.

Цяпер вяртаемся да той табліцы, дзе знаходзяцца ячэйкі з выпадальным пералікам. Клацает па трыкутніку справа ад любой ячэйкі. У раскрыць спісе бачым, што аддалены элемент адсутнічае.

Што ж рабіць, калі значэння дадаваліся ў акно праверкі дадзеных ўручную, а не пры дапамозе дадатковай табліцы?

Вылучаем таблічны дыяпазон з які расчыняецца пералікам і пераходзім у акенца праверкі значэнняў, як гэта мы ўжо рабілі раней. Ва ўказаным акне перамяшчаемся ў раздзел "Параметры". У вобласці "Крыніца" вылучаем курсорам тое значэнне, якое патрабуецца выдаліць. Затым ціснем на кнопку Delete на клавіятуры.

Пасля таго, як элемент выдалены, пстрыкаем па "OK". Цяпер яго не будзе і ў выпадальным спісе, сапраўды гэтак жа, як гэта мы бачылі і ў папярэднім варыянце дзеянняў з табліцай.

поўнае выдаленне

У той жа час, існуюць і сітуацыі, калі выпадальны спіс трэба цалкам выдаліць. Калі вам не важна, каб уведзеныя дадзеныя былі захаваныя, то вырабіць выдаленне вельмі проста.

Вылучаем ўвесь масіў, дзе размешчаны які расчыняецца пералік. Перасоўваемся ва ўкладку "Галоўная". Пстрыкаем па абразку "Ачысціць", Якая размяшчаецца на стужцы ў блоку "Рэдагаванне". У якое адкрылася меню выбіраем пазіцыю "Ачысціць усё".

Пры выбары дадзенага дзеянні ў вылучаных элементах ліста будуць выдалены ўсе значэння, ачышчана фарматаванне, а акрамя таго, дасягнута галоўная мэта пастаўленай задачы: расчыняюцца пералік будзе выдалены і цяпер у вочка можна ўводзіць любыя значэння ўручную.

Акрамя таго, калі карыстачу не трэба захоўваць уведзеныя дадзеныя, то існуе яшчэ адзін варыянт выдаліць спадальны пералік.

Вылучаем дыяпазон пустых вочак, які раўназначны дыяпазону элементаў масіва з які расчыняецца пералікам. Перасоўваемся ва ўкладку "Галоўная" і там клікаем па абразку "Капіяваць", Якая локализируется на стужцы ў галіне "Буфер абмену".
Таксама замест гэтага дзеяння можна клікнуць па пазначаным фрагменту правай кнопкай мышкі і спыніцца на варыянце "Капіяваць".
Яшчэ прасцей адразу пасля вылучэння прымяніць набор кнопак Ctrl + C.
Пасля гэтага вылучаем той фрагмент таблічнага масіва, дзе размяшчаюцца выпадаючыя элементы. Ціснем на кнопку "Уставіць", Лакалізаваць на стужцы ва ўкладцы "Галоўная" у раздзеле "Буфер абмену".
Другі варыянт дзеянняў - гэта пстрыкнуць па вылучэнню правай кнопкай мышкі і спыніць выбар на варыянце "Уставіць" ў групе "Параметры ўстаўкі".
Нарэшце, ёсць магчымасць проста пазначыць патрэбныя вочкі і набраць спалучэнне кнопак Ctrl + V.
Пры любым з вышэйзгаданых дзеянняў замест вочак, якія змяшчаюць значэння і спадальныя спісы, будзе ўстаўлены абсалютна чысты фрагмент.

Пры жаданні такім жа чынам можна ўставіць не пусты дыяпазон, а скапіяваны фрагмент з дадзенымі. Недахоп спадальных спісаў як раз складаецца ў тым, што ў іх нельга ўручную ўпісаць дадзеныя, якія адсутнічаюць у пераліку, але іх можна скапіяваць і ўставіць. Пры гэтым праверка дадзеных не спрацуе. Больш за тое, як мы высветлілі, сама структура выпадальнага спісу будзе знішчана.

Часцяком, патрабуецца ўсё-ткі прыбраць выпадальны спіс, але пры гэтым пакінуць тыя значэнні, якія з дапамогай яго былі ўведзеныя, і фарматаванне. У гэтым выпадку варта вырабіць больш карэктныя дзеянні па выдаленні названага інструмента запаўнення.

Вылучаем ўвесь фрагмент, у якім размешчаны элементы з які расчыняецца пералікам. Перасоўваемся ва ўкладку "Дадзеныя" і клацает па значку "Праверка дадзеных", Які, як мы памятаем, размешчаны на стужцы ў групе "Праца з дадзенымі".

Адкрываецца ўжо добра знаёмае нам акно праверкі ўводзяцца дадзеных. Знаходзячыся ў любым раздзеле названага інструмента, нам трэба здзейсніць адзінае дзеянне - націснуць на кнопку "Ачысціць усё". Яна размяшчаецца ў ніжнім левым куце акна.

Пасля гэтага акно праверкі дадзеных можна зачыняць, націснуўшы на стандартную кнопку закрыцця ў яго верхнім правым куце ў выглядзе крыжыка або на кнопку "OK" у ніжняй частцы акна.

Затым вылучаем любую з вочак, у якой раней быў размешчаны які расчыняецца пералік. Як бачым, цяпер няма ні падказкі пры выдзяленні элемента, ні трыкутніка для выкліку спісу справа ад вочка. Але пры гэтым некранутым засталося фарматаванне і ўсе да гэтага уведзеныя значэння з дапамогай спісу. Гэта азначае, што з пастаўленай задачай мы справіліся паспяхова: інструмент, які больш нам не патрэбен, выдалены, але вынікі яго працы засталіся цэлымі.

Як бачым, спадальны спіс можа значна палегчыць ўвядзенне дадзеных у табліцы, а таксама прадухіліць увядзенне некарэктных значэнняў. Гэта дазволіць скараціць колькасць памылак пры запаўненні табліц. Калі ж якое-небудзь значэнне трэба дадаць дадаткова, то заўсёды можна правесці працэдуру рэдагавання. Варыянт рэдагавання будзе залежаць ад спосабу стварэння. Пасля запаўнення табліцы можна выдаліць выпадальны спіс, хоць рабіць гэта і не абавязкова. Большасць карыстальнікаў аддаюць перавагу яго пакідаць нават пасля заканчэння працы па запаўненні табліцы дадзенымі.