Зводныя табліцы Excel прадастаўляюць магчымасць карыстачам у адным месцы групаваць значныя аб'ёмы інфармацыі, якая змяшчаецца ў грувасткіх табліцах, а таксама складаць комплексныя справаздачы. Пры гэтым, значэння зводных табліц абнаўляюцца аўтаматычна пры змене значэння любой звязанай з імі табліцы. Давайце высветлім, як стварыць зводную табліцу ў праграме Microsoft Excel.
Стварэнне зводнай табліцы звычайным спосабам
Хоць, мы будзем разглядаць працэс стварэння зводнай табліцы на прыкладзе праграмы Microsoft Excel 2010 годзе, але дадзены алгарытм выкарыстоўваецца і ў дачыненні і для іншых сучасных версій гэтага прыкладання.
За аснову возьмем табліцу выплат заработнай платы работнікам прадпрыемства. У ёй пазначаны імёны работнікаў, падлогу, катэгорыя, дата выплаты, і сума выплаты. Гэта значыць, кожнаму эпізоду выплаты асобным работніку адпавядае асобная радок табліцы. Нам трэба будзе згрупаваць хаатычна размешчаныя дадзеныя ў гэтай табліцы ў адну зводную табліцу. Пры гэтым, дадзеныя будуць брацца толькі за трэці квартал 2016 года. Паглядзім, як гэта зрабіць на канкрэтным прыкладзе.
Перш за ўсё, преобразуем зыходную табліцу ў дынамічную. Гэта трэба для таго, каб у выпадку дадання радкоў і іншых дадзеных, яны аўтаматычна падцягваліся ў зводную табліцу. Для гэтага, становімся курсорам на любую вочка табліцы. Затым, у размешчаным на стужцы блоку "Стылі" клікаем па кнопцы "Фарматаваць як табліцу". Выбіраем любы ўпадабаны стыль табліцы.
Далей, адкрываецца дыялогавае акно, якое нам прапануе пазначыць каардынаты размяшчэння табліцы. Зрэшты, па змаўчанні, каардынаты, якія прапануе праграма і так ахоплівае ўсю табліцу. Так што нам застаецца толькі пагадзіцца, і націснуць на кнопку "OK". Але, карыстальнікі павінны ведаць, што пры жаданні, яны тут могуць змяніць параметры ахопу вобласці табліцы.
Пасля гэтага, табліца ператвараецца ў дынамічную, і авторастягивающуюся. Яна таксама атрымлівае імя, якое пры жаданні карыстальнік можа змяніць на любы зручны яму. Паказаць ці змяніць імя табліцы можна ва ўкладцы "Канструктар".
Для таго, каб непасрэдна пачаць стварэнне зводнай табліцы, пераходзім ва ўкладку "Устаўка". Перайшоўшы, ціснем на самую першую кнопку ў стужцы, якая так і называецца "Зводная табліца". Пасля гэтага, адкрываецца меню, у якім варта абраць, што мы збіраемся ствараць, табліцу або дыяграму. Ціснем на кнопку "Зводная табліца".
Адкрываецца акно, у якім нам ізноў трэба выбраць дыяпазон, або назва табліцы. Як бачым, праграма ўжо сама падцягнула імя нашай табліцы, так што тут нічога больш рабіць не трэба. У ніжняй частцы дыялогавага акна можна выбраць месца, дзе будзе ствараць зводная табліца: на новым аркушы (па змаўчанні), ці ж на гэтым жа. Вядома, у большасці выпадкаў, нашмат зручней выкарыстоўваць зводную табліцу на асобным лісце. Але, гэта ўжо індывідуальная справа кожнага карыстальніка, якое залежыць ад яго пераваг, і пастаўленых задач. Мы ж проста ціснем на кнопку "OK".
Пасля гэтага, на новым аркушы адкрываецца форма стварэння зводнай табліцы.
Як бачым, у правай частцы акна размешчаны спіс палёў табліцы, а ніжэй чатыры вобласці:
- Назвы радкоў;
- Назвы слупкоў;
- значэння;
- Фільтр справаздачы.
Проста, перацягваць мышкай патрэбныя нам поля табліцы ў адпаведныя нашым патрэбам вобласці. Тут не існуе якога-небудзь выразнага устаноўленага правілы, якія поля варта перамяшчаць, бо ўсё залежыць ад табліцы-першакрыніцы, і ад канкрэтных задач, якія могуць мяняцца.
Такім чынам, у дадзеным канкрэтным выпадку, мы перамясцілі поля "Пол" і "Дата" ў вобласць "Фільтр справаздачы", поле "Катэгорыя персаналу" ў вобласць "Назвы слупкоў", поле "Імя" у вобласць "Назва радкоў", поле "Сума заработнай платы "ў вобласць" Значэнні ". Трэба адзначыць, што ўсе арыфметычныя разлікі дадзеных падцягнутых з іншай табліцы магчымыя толькі ў апошняй вобласці. Як бачым, падчас таго, як мы прараблялі дадзеныя маніпуляцыі з пераносам палёў у галіне, адпаведна змянялася і сама табліца ў левай частцы акна.
Атрымалася вось такая зводная табліца. Над табліцай адлюстровываюцца фільтры па падлозе і даце.
Настройка зводнай табліцы
Але, як мы памятаем, у табліцы павінны застацца дадзеныя толькі за трэці квартал. Пакуль жа адлюстроўваюцца дадзеныя за ўвесь перыяд. Для таго, што б прывесці табліцу да патрэбнага нам ўвазе, клікаем на кнопку каля фільтра "Дата". У якое з'явілася акенцы усталёўваем галачку насупраць надпісы "Вылучыць некалькі элементаў". Далей, здымаем галачкі з усіх дат, якія не ўпісваюцца ў перыяд трэцяга квартала. У нашым выпадку, гэта ўсяго толькі адна дата. Ціснем на кнопку "OK".
Такім жа чынам, мы можам скарыстацца фільтрам па падлозе, і выбраць для справаздачы, напрыклад, толькі адных мужчын.
Пасля гэтага, зводная табліца набыла такі выгляд.
Каб прадэманстраваць, што кіраваць дадзенымі ў табліцы можна як заўгодна, зноў адкрываем форму спісу палёў. Для гэтага пераходзім ва ўкладку "Параметры", і ціснем на кнопку "Спіс палёў". Затым, перамяшчаем поле "Дата" з вобласці "Фільтр справаздачы" ў вобласць "Назва радкоў", а паміж палямі "Катэгорыя персаналу" і "Пол", вырабляем абмен абласцямі. Усе аперацыі выконваем з дапамогай простага перацягвання элементаў.
Цяпер, табліца мае зусім іншы выгляд. Стоўбцы дзеляцца па крысах, у радках з'явілася разбіўка па месяцах, а фільтраваць табліцу зараз можна па катэгорыі персаналу.
Калі ж у спісе палёў назву радкоў перамясціць, і паставіць вышэй дату, чым імя, тады менавіта даты выплат будуць падраздзяляцца на імёны супрацоўнікаў.
Таксама, можна адлюстраваць лікавыя значэння табліцы ў выглядзе гістаграмы. Для гэтага, вылучаем вочка з лічбавым значэннем у табліцы, пераходзім ва ўкладку "Галоўная", ціснем на кнопку "Умоўнае фарматаванне", пераходзім у пункт "гістаграма", і выбіраем ўпадабаны выгляд гістаграмы.
Як бачым, гістаграма з'яўляецца толькі ў адной вочку. Для таго, каб прымяніць правіла гістаграмы для ўсіх вочак табліцы, клікаем на кнопку, якая з'явілася побач з гістаграмы, і ў якое адкрылася акне перакладаем перамыкач у пазіцыю "Да ўсіх вочках".
Зараз, наша зводная табліца набыла прэзентабельны выгляд.
Стварэнне зводнай табліцы з дапамогай Майстры зводных табліц
Стварыць зводную табліцу можна, ужыўшы Майстар зводных табліц. Але, для гэтага адразу трэба вывесці дадзены інструмент на Панэль хуткага доступа.Переходим ў пункт меню "Файл", і ціснем на кнопку "Параметры".
У якое адкрылася акне параметраў, пераходзім у раздзел "Панэль хуткага доступу". Выбіраем каманды з каманд на стужцы. У спісе элементаў шукаем "Майстар зводных табліц і дыяграм". Вылучаем яго, ціснем на кнопку "Дадаць", а потым на кнопку "OK" ў правым ніжнім куце акна.
Як бачым, пасля нашых дзеянняў, на Панэлі хуткага доступу з'явіўся новы значок. Клікаем па ім.
Пасля гэтага, адкрываецца майстар зводных табліц. Як бачым, мы маем чатыры варыянты крыніцы дадзеных, адкуль будзе фармавацца зводная табліца:
- у спісе ці ў базе дадзеных Microsoft Excel;
- ў вонкавым крыніцы дадзеных (іншы файл);
- ў некалькіх дыяпазонах кансалідацыі;
- у іншай зводнай табліцы або ў зводнай дыяграме.
Унізе варта абраць, што мы збіраемся ствараць, зводную табліцу або дыяграму. Робім выбар і ціснем на кнопку "Далей".
Пасля гэтага, з'яўляецца акно з дыяпазонам табліцы з дадзенымі, які пры жаданні можна змяніць, але нам гэтага рабіць не трэба. Проста ціснем на кнопку "Далей".
Затым, Майстар зводных табліц прапануе выбраць месца, дзе будзе размяшчацца новая табліца на гэтым жа лісце або на новым. Робім выбар, і ціснем на кнопку "Гатова".
Пасля гэтага, адкрываецца новы ліст у дакладнасці з такой жа формай, якая адкрывалася пры звычайным спосабе стварэння зводнай табліцы. Таму, асобна спыняцца на ёй няма сэнсу.
Усе далейшыя дзеянні выконваюцца па тым жа алгарытме, які быў апісаны вышэй.
Як бачым, стварыць зводную табліцу ў праграме Microsoft Excel можна двума спосабамі: звычайным спосабам праз кнопку на стужцы, і з дапамогай Майстры зводных табліц. Другі спосаб падае больш дадатковых магчымасцяў, але ў большасці выпадкаў, функцыяналу першага варыянту цалкам дастаткова для выканання пастаўленых задач. Зводныя табліцы могуць фарміраваць дадзеныя ў справаздачы па практычна любым крытэрам, якія пакажа карыстач у наладах.
