Пры працы з табліцай або базай дадзеных з вялікай колькасцю інфармацыі магчымая сітуацыя, калі некаторыя радкі паўтараюцца. Гэта яшчэ больш павялічвае масіў дадзеных. Да таго ж, пры наяўнасці дублікатаў магчымы некарэктны падлік вынікаў у формулах. Давайце разбярэмся, як у праграме Microsoft Excel адшукаць і выдаліць радкі, якія паўтараюцца.
Пошук і выдаленне
Знайсці і выдаліць значэння табліцы, якія дублююцца, магчыма рознымі спосабамі. У кожным з гэтых варыянтаў пошук і ліквідацыя дублікатаў - гэта звёны аднаго працэсу.
Спосаб 1: простае выдаленне паўтаральных радкоў
Прасцей за ўсё выдаліць дублікаты - гэта скарыстацца спецыяльнай кнопкай на стужцы, прызначанай для гэтых мэтаў.
- Вылучаем ўвесь таблічны дыяпазон. Пераходзім ва ўкладку "Дадзеныя". Ціснем на кнопку "Выдаліць дублікаты". Яна размяшчаецца на стужцы ў блоку інструментаў "Праца з дадзенымі".
- Адкрываецца акно выдаленне дублікатаў. Калі ў вас табліца з шапкай (а ў пераважнай большасці заўсёды так і ёсць), то каля параметру "Мае дадзеныя ўтрымліваюць загалоўкі" павінна стаяць птушка. У асноўным поле вокны размешчаны спіс слупкоў, па якіх будзе праводзіцца праверка. Радок будзе лічыцца дублем толькі ў выпадку, калі дадзеныя ўсіх слупкоў, выдзеленых галачкай, супадуць. Гэта значыць, калі вы здымеце галачку з назвы нейкага слупка, то тым самым разьзяўляеце верагоднасць прызнання запісу паўторнай. Пасля таго, як усе патрабаваныя налады зроблены, ціснем на кнопку "OK".
- Excel выконвае працэдуру пошуку і выдалення дублікатаў. Пасля яе завяршэння з'яўляецца інфармацыйнае акно, у якім паведамляецца, колькі паўторных значэнняў было выдаленае і колькасць пакінутых унікальных запісаў. Каб закрыць дадзенае акно, ціснем кнопку "OK".
Спосаб 2: выдаленне дублікатаў ў "разумнай табліцы"
Дублікаты можна выдаліць з дыяпазону вочак, стварыўшы разумную табліцу.
- Вылучаем ўвесь таблічны дыяпазон.
- Знаходзячыся ва ўкладцы "Галоўная" ціснем на кнопку "Фарматаваць як табліцу", Размешчаную на стужцы ў блоку інструментаў "Стылі". У якое з'явілася спісе выбіраем любы ўпадабаны стыль.
- Затым адкрываецца невялікае акенца, у якім трэба пацвердзіць выбранага дыяпазону для фарміравання "разумнай табліцы". Калі вы вылучылі усё правільна, то можна пацвярджаць, калі дапусцілі памылку, то ў гэтым акне варта выправіць. Важна таксама звярнуць увагу на тое, каб каля параметру "Табліца з загалоўкамі" стаяла птушка. Калі яе няма, то варта паставіць. Пасля таго, як усе налады завершаны, цісніце на кнопку "OK". "Разумная табліца" створана.
- Але стварэнне "разумнай табліцы" - гэта толькі адзін крок для вырашэння нашай галоўнай задачы - выдалення дублікатаў. Клікаем па любой вочку таблічнага дыяпазону. Пры гэтым з'яўляецца дадатковая група ўкладак "Праца з табліцамі". Знаходзячыся ва ўкладцы "Канструктар" клікаем па кнопцы "Выдаліць дублікаты", Якая размешчана на стужцы ў блоку інструментаў "Сэрвіс".
- Пасля гэтага, адкрываецца акно выдалення дублікатаў, праца з якім была падрабязна распісана пры апісанні першага спосабу. Усе далейшыя дзеянні вырабляюцца ў дакладна такім жа парадку.
Гэты спосаб з'яўляецца найбольш універсальным і функцыянальным з усіх апісаных у дадзеным артыкуле.
Урок: Як зрабіць табліцу ў Excel
Спосаб 3: прымяненне сартавання
Дадзены спосаб з'яўляецца не зусім выдаленнем дублікатаў, так як сартаванне толькі хавае паўторныя запісы ў табліцы.
- Вылучаем табліцу. Пераходзім ва ўкладку "Дадзеныя". Ціснем на кнопку "Фільтр", Размешчаную ў блоку налад "Сартаванне і фільтр".
- Фільтр уключаны, пра што кажуць якія з'явіліся піктаграмы ў выглядзе перавернутых трыкутнікаў ў назвах слупкоў. Цяпер нам трэба яго наладзіць. Клікаем па кнопцы "Дадаткова", Размешчанай побач усё ў той жа групе інструментаў "Сартаванне і фільтр".
- Адкрываецца акно пашыранага фільтра. Усталёўваем ў ім галачку насупраць параметру "Толькі унікальныя запісу". Астатнія настаўленьні пакідаем па змаўчанні. Пасля гэтага клікаем па кнопцы "OK".
Пасля гэтага, паўтараюцца запісы будуць схаваныя. Але іх паказ можна ў любы момант уключыць паўторным націскам на кнопку "Фільтр".
Урок: Пашыраны фільтр у Excel
Спосаб 4: ўмоўнае фарматаванне
Знайсці паўтараюцца вочка можна таксама пры дапамозе ўмоўнага фарматавання табліцы. Праўда, выдаляць іх прыйдзецца іншай прыладай.
- Вылучаем вобласць табліцы. Знаходзячыся ва ўкладцы "Галоўная", Ціснем на кнопку "Умоўнае фарматаванне", Размешчаную ў блоку налад "Стылі". У якое з'явілася меню паслядоўна пераходзім па пунктах "Правілы выдзялення" і "Паўтаральныя значэння ...".
- Адкрываецца акно налады фарматавання. Першы параметр у ім пакідаем без змены - "Паўтаральныя". А вось у параметры выдзялення можна, як пакінуць налады па змаўчанні, так і выбраць любы зручны для вас колер, пасля гэтага ціснем на кнопку "OK".
Пасля гэтага адбудзецца вылучэнне вочак з паўтаральнымі значэннямі. Гэтыя вочкі вы потым пры жаданні зможаце выдаліць ўручную стандартным спосабам.
Увага! Пошук дубляў з ужываннем ўмоўнага фарматавання праводзіцца не па радку ў цэлым, а па кожнай вочку у прыватнасці, таму не для ўсіх выпадкаў ён з'яўляецца прыдатным.
Урок: Ўмоўнае фарматаванне ў Excel
Спосаб 5: прымяненне формулы
Акрамя таго, знайсці дублікаты можна ужыўшы формулу з выкарыстаннем адразу некалькіх функцый. З яе дапамогай можна вырабляць пошук дублікатаў па канкрэтным слупка. Агульны выгляд дадзенай формулы будзе выглядаць наступным чынам:
= ЕСЛИОШИБКА (індэкс (адрес_столбца; ПОИСКПОЗ (0; СЧЁТЕСЛИ (адрес_шапки_столбца_дубликатов: адрес_шапки_столбца_дубликатов (абсалютны); адрес_столбца;) + КАЛІ (СЧЁТЕСЛИ (адрес_столбца ;; адрес_столбца;)> 1; 0; 1); 0)); "")
- Ствараем асобны слупок, куды будуць выводзіцца дублікаты.
- Ўводзім формулу па паказаным вышэй шаблоне ў першую свабодную вочка новага слупка. У нашым канкрэтным выпадку формула будзе мець наступны выгляд:
= ЕСЛИОШИБКА (індэкс (A8: A15; ПОИСКПОЗ (0; СЧЁТЕСЛИ (E7: $ E $ 7; A8: A15) + КАЛІ (СЧЁТЕСЛИ (A8: A15; A8: A15)> 1; 0; 1); 0)); "") - Вылучаем ўвесь слупок для дублікатаў, акрамя шапкі. Усталёўваем курсор у канец радка формул. Націскаем на клавіятуры кнопку F2. Затым набіраем камбінацыю клавіш Ctrl + Shift + Enter. Гэта абумоўлена асаблівасцямі ўжывання формул да масіваў.
Пасля гэтых дзеянняў у слупку "Дублікаты" адлюструюцца паўтараюцца значэння.
Але, дадзены спосаб ўсё-ткі занадта складаны для большасці карыстальнікаў. Да таго ж, ён мяркуе толькі пошук дубляў, але не іх выдаленне. Таму рэкамендуецца прымяняць больш простыя і функцыянальныя рашэнні, апісаныя раней.
Як бачым, у Эксэля ёсць мноства інструментаў прызначаных для пошуку і выдалення дубляў. У кожнага з іх ёсць свае асаблівасці. Напрыклад, ўмоўнае фарматаванне мяркуе пошук дубляў толькі па кожнай вочку паасобку. Да таго ж, не ўсе інструменты могуць не толькі шукаць, але і выдаляць паўтараюцца значэння. Найбольш універсальны варыянт - гэта стварэнне "разумнай табліцы". Пры выкарыстанні дадзенага спосабу можна максімальна дакладна і зручна наладзіць пошук дублікатаў. Да таго ж, іх выдаленне адбываецца маментальна.
