Ужо даўно самай папулярнай праграмай сярод бухгалтараў, планіроўшчыкаў, эканамістаў і кіраўнікоў стала прыкладанне 1C. Яно мае не толькі разнастайнае колькасць канфігурацый для розных відаў дзейнасці, але і лакалізацыі пад стандарты ўліку ў некалькіх краінах свету. Усё больш прадпрыемстваў пераходзяць на вядзенне ўліку менавіта ў гэтай праграме. Але працэдура пераносу дадзеных ўручную з іншых праграм ўліку ў 1C - даволі доўгі і сумнае занятак, адымае масу часу. Калі на прадпрыемстве вёўся ўлік з дапамогай Excel, то працэс пераносу можна істотна аўтаматызаваць і паскорыць.
Перанос дадзеных з Эксэля ў 1С
Вырабляць перанос дадзеных з Excel ў 1С патрабуецца не толькі на пачатковым перыядзе працы з дадзенай праграмай. Часам надыходзіць неабходнасць падобнага, калі па ходу дзейнасці трэба занесці нейкія спісы, якія захоўваюцца ў кнізе таблічнага працэсара. Напрыклад, калі патрабуецца перанесці прайс-лісты або заказы з анлайн-крамы. У выпадку, калі спісы невялікія, то іх можна ўбіць і ўручную, але што рабіць, калі яны ўтрымліваюць сотні найменняў? Для таго, каб паскорыць працэдуру, можна звярнуцца да некаторых дадатковых магчымасцяў.
Для аўтаматычнай загрузкі падыдуць практычна ўсе тыпы дакументаў:
- Спіс наменклатуры;
- Спіс контрагентаў;
- Спіс прайсаў;
- Пералік заказаў;
- Інфармацыя аб купляннях або продажах і г.д.
Адразу трэба адзначыць, што ў 1С няма ўбудаваных інструментаў, якія дазвалялі б пераносіць дадзеныя з Эксэля. Для гэтых мэтаў трэба падключыць знешні загрузнік, які ўяўляе сабой файл у фармаце epf.
падрыхтоўка дадзеных
Нам трэба будзе падрыхтаваць дадзеныя ў самой табліцы Excel.
- Любы спіс, загружаны ў 1С, павінен быць аднастайна структураваны. Нельга выконваць загрузку пры наяўнасці ў адным слупку або вочку дадзеных некалькіх тыпаў, напрыклад, імя чалавека і яго тэлефонны нумар. У гэтым выпадку, такія падвойныя запісу абавязкова варта падзяляць ў розныя слупкі.
- Не дапускаецца наяўнасці аб'яднаных вочак нават у назвах старонак. Гэта можа прывесці да некарэктным выніках пры пераносе даных. Таму, калі аб'яднаныя вочкі маюцца, іх трэба падзяліць.
- Калі зыходную табліцу зрабіць максімальна простай і зразумелай, без прымянення адносна складаных тэхналогій (макрасы, формулы, каментары, зноскі, лішнія элементы фарматавання і г.д.), то гэта дапаможа максімальна прадухіліць праблемы на далейшых кроках пераносу.
- Абавязкова варта прывесці найменне усіх велічынь да адзінага фармату. Не дапускаецца наяўнасць абазначэння, напрыклад, кілаграм, які адлюстроўваецца рознымі запісамі: "Кг", "Кілаграм", "Кг.". Праграма будзе іх разумець як розныя велічыні, таму трэба выбраць адзін варыянт запісу, а астатнія выправіць пад гэты шаблон.
- Абавязкова наяўнасць унікальных ідэнтыфікатараў. У іх ролі можа выступаць змесціва любога слупка, якое не паўтараецца ў іншых радках: індывідуальны падатковы нумар, артыкул і г.д. Калі ў існуючай табліцы няма слупка з падобным значэннем, то можна дадаць дадатковую калонку і вырабіць там простую нумарацыю. Гэта трэба для таго, каб праграма змагла ідэнтыфікаваць дадзеныя ў кожнай радку асобна, а не "злівала" іх разам.
- Большасць апрацоўшчыкаў файлаў Эксэля не працуе з фарматам xlsx, А толькі з фарматам xls. Таму, калі наш дакумент мае пашырэнне xlsx, То трэба яго канвертаваць. Для гэтага пераходзім ва ўкладку "Файл" і ціснем на кнопку "Захаваць як".
Адкрываецца акно захавання. У полі "Тып файла" па змаўчанні будзе паказаны фармат xlsx. Мяняем яго на "Кніга Excel 97-2003" і ціснем на кнопку "Захаваць".
Пасля гэтага дакумент будзе захаваны ў патрэбным фармаце.
Акрамя гэтых універсальных дзеянняў па падрыхтоўцы дадзеных у кнізе Эксэля, трэба будзе яшчэ прывесці дакумент у адпаведнасць з патрабаваннямі канкрэтнага загрузніка, які мы будзем выкарыстоўваць, але пра гэта мы пагаворым крыху ніжэй.
Падлучэнне вонкавага загрузніка
Падлучыць вонкавы загрузнік з пашырэннем epf да дадатку 1С можна, як да падрыхтоўкі файла Эксэля, так і пасля. Галоўнае, каб да пачатку працэсу выканання загрузкі абодва гэтых падрыхтоўчых моманту былі вырашаны.
Існуе некалькі знешніх загрузнікаў табліц Эксэля для 1С, якія створаны рознымі распрацоўшчыкамі. Разглядаць мы будзем прыклад з выкарыстаннем інструмента для апрацоўкі інфармацыі "Загрузка дадзеных з таблічнага дакумента" для версіі 1С 8.3.
- Пасля таго, як файл у фармаце epf запампаваны і захаваны на цвёрдым дыску кампутара, запускаем праграму 1С. Калі файл epf спакаваны ў архіў, то яго папярэдне трэба атрымаць адтуль. На верхняй гарызантальнай панэлі прыкладання ціснем на кнопку, якая запускае меню. У версіі 1С 8.3 яна прадстаўлена ў выглядзе ўпісана ў аранжавую акружнасць трыкутніка, перавернутага вуглом уніз. У якое з'явілася спісе паслядоўна пераходзім па пунктах "Файл" і "Адкрыць".
- Запускаецца акно адкрыцця файла. Пераходзім у дырэкторыю яго размяшчэння, вылучаем той аб'ект і ціснем на кнопку "Адкрыць".
- Пасля гэтага загрузнік запусціцца ў 1С.
Спампаваць апрацоўку "Загрузка дадзеных з таблічнага дакумента"
загрузка дадзеных
Адной з асноўных баз дадзеных, з якімі працуе 1C, з'яўляецца спіс наменклатуры тавараў і паслуг. Таму для апісання працэдуры загрузкі з Excel спынімся на прыкладзе пераносу менавіта гэтага тыпу дадзеных.
- Вяртаемся да акна апрацоўкі. Так як мы будзем загружаць наменклатуру тавараў, то ў параметры "Загрузка ў" перамыкач павінен стаяць у пазіцыі "Даведнік". Зрэшты, ён так усталяваны па змаўчанні. Перамыкаць яго варта толькі тады, калі вы сабраліся пераносіць іншы тып дадзеных: таблічную частку або рэгістр звестак. Далей у поле "Від даведніка" клікаем па кнопцы, на якой намалявана шматкроп'е. Адкрываецца выпадальны спіс. У ім нам варта абраць пункт "Наменклатура".
- Пасля гэтага апрацоўшчык аўтаматычна расстаўляе тыя палі, якія праграма выкарыстоўвае ў гэтым выглядзе даведніка. Трэба адразу адзначыць, што зусім не абавязкова запаўняць усе палі.
- Цяпер зноў адкрываем пераносны дакумент Excel. Калі найменне яго калонак адрозніваецца ад назвы палёў даведніка 1С, якія ўтрымліваюць адпаведныя, то трэба перайменаваць гэтыя слупкі ў Эксэля так, каб назвы цалкам супадалі. Калі ў табліцы маюцца слупкі, для якіх у даведніку няма аналагаў, то іх варта выдаліць. У нашым выпадку такімі слупкамі з'яўляюцца "Колькасць" і "Кошт". Таксама варта дадаць, што парадак расстаноўкі слупкоў у дакуменце павінен строга супадаць з тым, які прадстаўлены ў апрацоўцы. Калі для некаторых слупкоў, якія адлюстраваны ў загрузніку, у вас няма дадзеных, то гэтыя калонкі можна пакідаць пустымі, але нумарацыя тых слупкоў, дзе маюцца дадзеныя, павінна супадаць. Для зручнасці і хуткасці рэдагавання можна ўжываць спецыяльную магчымасць Эксэля для хуткага перамяшчэння калонак месцамі.
Пасля таго, як дадзеныя дзеянні зроблены, ціснем на значок "Захаваць", Які прадстаўлены ў выглядзе піктаграмы, якая паказвае дыскету ў верхнім левым куце акна. Затым закрываем файл, націснуўшы на стандартную кнопку закрыцця.
- Вяртаемся ў акно апрацоўкі 1С. Ціснем на кнопку "Адкрыць", Якая намаляваная ў выглядзе папкі жоўтага колеру.
- Запускаецца акно адкрыцця файла. Пераходзім у дырэкторыю, дзе размешчаны дакумент Эксэля, які нам патрэбны. Перамыкач адлюстравання файлаў па змаўчанні ўсталяваны для пашырэння mxl. Для таго каб паказаць патрэбны нам файл, яго патрабуецца пераставіць у пазіцыю "Ліст Excel". Пасля гэтага вылучаем пераносны дакумент і ціснем на кнопку "Адкрыць".
- Пасля гэтага змесціва адкрываецца ў апрацоўшчыку. Каб праверыць карэктнасць запаўнення дадзенымі, ціснем на кнопку "Кантроль запаўнення".
- Як бачым, інструмент кантролю запаўнення паведамляе нам, што памылкі не знойдзены.
- Цяпер перамяшчаемся ва ўкладку "Налада". У "Поле пошуку" ставім галачку ў той радку, якая ва ўсіх найменняў, заносимых ў даведнік наменклатуры, будзе унікальная. Часцей за ўсё для гэтага выкарыстоўваюць поля "Артыкул" або "Найменне". Гэта трэба рабіць для таго, каб пры даданні новых пазіцый у спіс, дадзеныя не задваивались.
- Пасля таго, як усе дадзеныя ўнесены і налады выкананы, можна пераходзіць да непасрэднай загрузцы інфармацыі ў даведнік. Для гэтага клікаем па надпісе "Загрузіць дадзеныя".
- Выконваецца працэс загрузкі. Пасля яе завяршэння можна перайсці ў даведнік наменклатуры і пераканацца, што ўсе патрэбныя дадзеныя туды дададзеныя.
Урок: Як памяняць слупкі месцамі ў Excel
Мы прасачылі працэдуру дадання дадзеных у даведнік наменклатуры ў праграме 1C 8.3. Для іншых даведнікаў і дакументаў загрузка будзе праводзіцца па тым жа прынцыпе, але з некаторымі нюансамі, з якімі карыстач зможа разабрацца самастойна. Таксама трэба заўважыць, што ў розных іншых загрузнікаў працэдура можа адрознівацца, але агульны падыход застаецца ва ўсіх аднолькавы: спачатку апрацоўшчык загружае з файла інфармацыю ў акно, дзе вырабляецца яе рэдагаванне, а ўжо потым яна дадаецца непасрэдна ў базу дадзеных 1С.
