Пры працы з табліцамі, часта бываюць выпадкі, калі, акрамя агульных вынікаў патрабуецца падбіваць і прамежкавыя. Напрыклад, у табліцы рэалізацыі тавараў за месяц, у якой кожная асобная радок паказвае суму выручкі ад продажу канкрэтнага віду тавару за дзень, можна падбіць штодзённыя прамежкавыя вынікі ад рэалізацыі ўсёй прадукцыі, а ў канцы табліцы ўказаць велічыню агульнай месячнай выручкі па прадпрыемстве. Давайце высветлім, як можна зрабіць прамежкавыя вынікі ў праграме Microsoft Excel.
Ўмовы для выкарыстання функцыі
Але, на жаль, не ўсе табліцы і наборы дадзеных падыходзяць для таго, каб прымяніць да іх функцыю прамежкавых вынікаў. Да галоўных умоў адносяцца наступныя:
- табліца павінна мець фармат звычайнай вобласці вочак;
- шапка табліцы павінна складацца з аднаго радка, і размяшчацца на першым радку ліста;
- ў табліцы не павінна быць радкоў з незапоўненымі дадзенымі.
Стварэнне прамежкавых вынікаў
Для таго, каб стварыць прамежкавыя вынікі, пераходзім ва ўкладку "Дадзеныя" у праграме Excel. Вылучаем любую вочка ў табліцы. Пасля гэтага, ціснем на кнопку "Прамежкавы вынік", якая размешчана на стужцы ў блоку інструментаў "Структура".
Далей, адкрываецца акно, у якім трэба наладзіць вывядзенне прамежкавых вынікаў. У дадзеным прыкладзе, нам трэба прагледзець суму агульнай выручкі па ўсіх таварах за кожны дзень. Значэнне даты размешчана ў аднайменнай калонцы. Таму, у полі "Пры кожным змене ў" выбіраем слупок "Дата".
У полі "Аперацыя" выбіраем значэнне "Сума", так як нам трэба падбіць менавіта суму за дзень. Акрамя сумы, даступныя многія іншыя аперацыі, сярод якіх можна вылучыць:
- колькасць;
- максімум;
- мінімум;
- твор.
Бо, значэнні выручкі выводзяцца ў слупок "Сума выручкі, руб.", То ў полі "Дадаць вынікі па", выбіраем менавіта яго са спісу слупкоў дадзенай табліцы.
Акрамя таго, трэба ўсталяваць галачку, калі яна не ўстаноўлена, каля параметру "Замяніць бягучыя вынікі". Гэта дазволіць пры пераліку табліцы, калі вы робіце з ёй працэдуру падлікаў прамежкавых вынікаў не ў першы раз, не дубляваць шматкроць запіс адных і тых жа вынікаў.
Калі вы паставіце галачку ў пункце "Канец старонкі паміж групамі", то пры друку кожны блок табліцы з прамежкавымі вынікамі будзе раздрукоўвацца на асобнай старонцы.
Пры ўсталёўцы галачкі насупраць значэння "Вынікі пад дадзенымі", прамежкавыя вынікі будуць ўсталёўвацца пад блокам радкоў, сума якіх у іх падбіваецца. Калі ж зняць дадзеную галачку, тады вынікі будуць паказвацца над радкамі. Але, гэта ўжо сам карыстальнік вызначае, як яму зручней. Для большасці асоб зручней размяшчэння вынікаў пад радкамі.
Пасля таго, як завершаны ўсе налады прамежкавых вынікаў, ціснем на кнопку "OK".
Як бачым, прамежкавыя вынікі з'явіліся ў нашай табліцы. Акрамя таго, усе групы радкоў, аб'яднаныя адным прамежкавым вынікам, можна згарнуць, проста клікнуўшы па знаку мінус, злева ад табліцы, насупраць канкрэтнай групы.
Такім чынам, можна згарнуць усе радкі ў табліцы, пакінуўшы бачнымі толькі прамежкавыя і агульныя вынікі.
Трэба таксама адзначыць, што пры змене дадзеных у радках табліцы, пералік прамежкавых вынікаў будзе вырабляцца аўтаматычна.
Формула "ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ"
Акрамя таго, існуе магчымасць вываду прамежкавых вынікаў ня праз кнопку на стужцы, а скарыстаўшыся магчымасцю выкліку адмысловай функцыі праз кнопку "Уставіць функцыю". Для гэтага, папярэдне клікнуўшы па вочку, дзе будуць выводзіцца прамежкавыя вынікі, ціснем паказаную кнопку, якая размешчана злева ад радка формул.
Адкрываецца Майстар функцый. Сярод спісу функцый шукаем пункт "ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ". Вылучаем яго, і клікаем па кнопцы "OK".
Адкрываецца акно, у якім трэба ўвесці аргументы функцыі. У радку "Нумар функцыі" трэба ўвесці нумар аднаго з адзінаццаці варыянтаў апрацоўкі дадзеных, а менавіта:
- сярэдняе арыфметычнае значэнне;
- колькасць вочак;
- колькасць запоўненых вочак;
- максімальнае значэнне ў абраным масіве дадзеных;
- мінімальнае значэнне;
- твор дадзеных у вочках;
- стандартнае адхіленне па выбарцы;
- стандартнае адхіленне па генеральнай сукупнасці;
- сума;
- дысперсія па выбарцы;
- дысперсія па генеральнай сукупнасці.
Такім чынам, ўпісваем ў полі той нумар дзеянні, якое хочам прымяніць у канкрэтным выпадку.
У графе "Спасылка 1" трэба пазначыць спасылку на той масіў вочак, для якога вы жадаеце ўсталяваць прамежкавыя значэння. Дапускаецца ўвядзенне да чатырох разрозненых масіваў. Пры даданні каардынатаў дыяпазону вочак, адразу з'яўляецца акно для магчымасці дадання наступнага дыяпазону.
Бо ўводзіць дыяпазон ўручную не ва ўсіх выпадках зручна, можна проста клікнуць па кнопцы, размешчанай справа ад формы ўводу.
Пры гэтым, акно аргументаў функцыі згорнецца. Зараз можна проста вылучыць курсорам патрэбны масіў дадзеных. Пасля таго, як ён аўтаматычна занесены ў форму, клікніце па кнопцы, размешчанай справа ад яе.
Зноў адкрываецца акно аргументаў функцыі. Калі трэба дадаць яшчэ адзін або некалькі масіваў дадзеных, то дадаем па тым жа алгарытме, які быў апісаны вышэй. У адваротным выпадку, клікаем па кнопцы "OK".
Пасля гэтага, прамежкавыя вынікі, вылучанага дыяпазону дадзеных, будуць сфарміраваны ў вочку, у якой знаходзіцца формула.
Сінтаксіс дадзенай функцыі выглядае наступным чынам: "ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (номер_функции; адреса_массивов_ячеек). У нашым канкрэтным выпадку формула будзе выглядаць так:" ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (9; C2: C6) ". Дадзеную функцыю, выкарыстоўваючы гэты сінтаксіс, можна ўводзіць у вочкі і ўручную, без выкліку Майстры функцый. Толькі, трэба не забываць, перад формулай ў вочку ставіць знак "=".
Як бачым, існуе два асноўных спосабу фарміравання прамежкавых вынікаў: праз кнопку на стужцы, і праз адмысловую формулу. Акрамя таго, карыстальнік павінен вызначыць, якое менавіта значэнне будзе выводзіцца ў якасці выніку: сума, мінімальная, сярэдняе, максімальнае значэнне, і г.д.
