У пакеце Microsoft Office ёсць спецыяльная праграма для стварэння базы дадзеных і працы з імі - Access. Тым не менш, многія карыстальнікі аддаюць перавагу выкарыстоўваць для гэтых мэтаў больш знаёмае ім дадатак - Excel. Трэба адзначыць, што ў гэтай праграмы маецца ўвесь інструментарый для стварэння паўнавартаснай базы дадзеных (БД). Давайце высветлім, як гэта зрабіць.
працэс стварэння
База дадзеных у Эксэля ўяўляе сабой структураваны набор інфармацыі, размеркаваны па слупках і радках ліста.
Згодна спецыяльнай тэрміналогіі, радкі БД называюцца "Запісамі". У кожным запісе знаходзіцца інфармацыя пра асобны аб'екце.
Стоўбцы называюцца "Палямі". У кожным полі размяшчаецца асобны параметр ўсіх запісаў.
Гэта значыць, каркасам любой базы дадзеных у Excel з'яўляецца звычайная табліца.
стварэнне табліцы
Такім чынам, перш за ўсё нам трэба стварыць табліцу.
- Ўпісваем загалоўкі палёў (слупкоў) БД.
- Запаўняем найменне запісаў (радкоў) БД.
- Пераходзім да запаўнення базы дадзенымі.
- Пасля таго, як БД запоўненая, Фарматуем інфармацыю ў ёй на сваё меркаванне (шрыфт, мяжы, заліванне, вылучэнне, размяшчэнне тэксту адносна вочкі і г.д.).
На гэтым стварэнне каркаса БД скончана.
Урок: Як зрабіць табліцу ў Excel
Прысваенне атрыбутаў базы дадзеных
Для таго, каб Excel ўспрымаў табліцу не проста як дыяпазон вочак, а менавіта як БД, ёй трэба прысвоіць адпаведныя атрыбуты.
- Пераходзім ва ўкладку "Дадзеныя".
- Вылучаем увесь дыяпазон табліцы. Клікаем правай кнопкай мышы. У кантэкстным меню ціснем на кнопку "Прысвоіць імя ...".
- У графе "Імя" паказваем то назва, якім мы хочам назваць базу дадзеных. Абавязковай умовай з'яўляецца тое, што найменне павінна пачынацца з літары, і ў ім не павінна быць прабелаў. У графе "Дыяпазон" можна змяніць адрас вобласці табліцы, але калі вы яе вылучылі правільна, то нічога тут мяняць не трэба. Пры жаданні у асобным поле можна паказаць заўвагу, але гэты параметр не з'яўляецца абавязковым. Пасля таго, як усе змены ўнесены, ціснем на кнопку "OK".
- Клікаем па кнопцы "Захаваць" у верхняй частцы акна або набіраем на клавіятуры спалучэнне клавіш Ctrl + S, Для таго, каб зберагчы БД на цвёрдым дыску або арэндаваным носьбіце, падлучаным да ПК.
Можна сказаць, што пасля гэтага мы ўжо маем гатовую базу дадзеных. З ёй можна працаваць і ў такім стане, як яна прадстаўлена цяпер, але многія магчымасці пры гэтым будуць зрэзаныя. Ніжэй мы разбяром, як зрабіць БД больш функцыянальнай.
Сартаванне і фільтр
Праца з базамі дадзеных, перш за ўсё, прадугледжвае магчымасць парадкавання, адбору і сартавання запісаў. Падключым гэтыя функцыі да нашай БД.
- Вылучаем інфармацыю таго поля, па якім збіраемся правесці парадкаванне. Клікаем па кнопцы "Сартаванне" размешчанай на стужцы ва ўкладцы "Дадзеныя" ў блоку інструментаў "Сартаванне і фільтр".
Сартаванне можна праводзіць практычна па любым параметры:
- імя па алфавіце;
- дата;
- лік і г.д.
- У наступным з'явілася акне будзе пытанне, ці выкарыстоўваць для сартавання толькі выдзеленую вобласць або аўтаматычна пашыраць яе. Выбіраем аўтаматычнае пашырэнне і ціснем на кнопку "Сартаванне ...".
- Адкрываецца акно налады сартавання. У полі "Сартаваць па" паказваем імя поля, па якім яна будзе праводзіцца.
- У полі "Сартаванне" паказваецца, як менавіта яна будзе выконвацца. Для БД лепш за ўсё абраць параметр "Значэнні".
- У полі "Парадак" паказваем, у якім парадку будзе праводзіцца сартаванне. Для розных тыпаў інфармацыі ў гэтым акне высвечваюцца розныя значэнні. Напрыклад, для тэкставых дадзеных - гэта будзе значэнне "Ад А да Я" або "Ад Я да А", А для лікавых - "Па ўзрастанні" або "Па змяншэнні".
- Важна прасачыць, каб каля значэння "Мае дадзеныя ўтрымліваюць загалоўкі" стаяла птушка. Калі яе няма, то трэба паставіць.
Пасля ўводу ўсіх патрэбных параметраў ціснем на кнопку "OK".
Пасля гэтага інфармацыя ў БД будзе адсартаваныя, згодна з названым налад. У гэтым выпадку мы выканалі сартаванне па імёнах супрацоўнікаў прадпрыемства.
- Адным з найбольш зручных інструментаў пры працы ў базе дадзеных Excel з'яўляецца автофильтр. Вылучаем увесь дыяпазон БД і ў блоку налад "Сартаванне і фільтр" клікаем па кнопцы "Фільтр".
- Як бачым, пасля гэтага ў вочках з найменнем палёў з'явіліся піктаграмы ў выглядзе перавернутых трыкутнікаў. Клікаем па піктаграме таго слупка, значэнне якога збіраемся адфільтраваць. У якое адкрылася акенцы здымаем галачкі з тых значэнняў, запісы з якімі хочам схаваць. Пасля таго як выбар зроблены, ціснем на кнопку "OK".
Як бачым, пасля гэтага, радкі, дзе ўтрымліваюцца значэння, з якіх мы знялі галачкі, былі схаваныя з табліцы.
- Для таго, каб вярнуць усе дадзеныя на экран, клікаем на піктаграму таго слупка, па якім праводзілася фільтраванне, і ў якое адкрылася акне насупраць ўсіх пунктаў усталёўваем галачкі. Затым ціснем на кнопку "OK".
- Для таго, каб цалкам прыбраць фільтраванне, ціснем на кнопку "Фільтр" на стужцы.
Урок: Сартаванне і фільтраванне дадзеных у Excel
пошук
Пры наяўнасці вялікай БД пошук па ёй зручна вырабляць з дапамогу адмысловай прылады.
- Для гэтага пераходзім ва ўкладку "Галоўная" і на стужцы ў блоку інструментаў "Рэдагаванне" ціснем на кнопку "Знайсці і вылучыць".
- Адкрываецца акно, у якім трэба паказаць шуканае значэнне. Пасля гэтага ціснем на кнопку "Знайсці далей" або "Знайсці ўсе".
- У першым выпадку першая вочка, у якой маецца названае значэнне, становіцца актыўнай.
У другім выпадку адкрываецца ўвесь пералік вочак, якія змяшчаюць гэта значэнне.
Урок: Як зрабіць пошук у Эксэля
замацаванне абласцей
Зручна пры стварэнні БД замацаваць вочкі з найменнем запісаў і палёў. Пры працы з вялікай базай - гэта проста неабходная ўмова. Інакш пастаянна прыйдзецца марнаваць час на прагортванне ліста, каб паглядзець, які радку ці слупка адпавядае пэўнае значэнне.
- Вылучаем вочка, вобласці зверху і злева ад якой трэба замацаваць. Яна будзе размяшчацца адразу пад шапкай і справа ад найменняў запісаў.
- Знаходзячыся ва ўкладцы "Выгляд" клікаем па кнопцы "Замацаваць вобласці", Якая размешчана ў групе інструментаў "Акно". У выпадальным спісе выбіраем значэнне "Замацаваць вобласці".
Цяпер назвы палёў і запісаў будуць у вас заўсёды перад вачыма, як бы далёка вы не пракручвалі ліст з дадзенымі.
Урок: Як замацаваць вобласць у Эксэля
выпадальны спіс
Для некаторых палёў табліцы аптымальна будзе арганізаваць выпадальны спіс, каб карыстальнікі, дадаючы новыя запісы, маглі паказваць толькі пэўныя параметры. Гэта актуальна, напрыклад, для поля "Пол". Бо тут магчыма ўсяго два варыянты: мужчынскі і жаночы.
- Ствараем дадатковы спіс. Зручней за ўсё яго будзе размясціць на іншым лісце. У ім паказваем пералік значэнняў, якія будуць з'яўляцца ў выпадальным спісе.
- Вылучаем гэты спіс і клікаем па ім правай кнопкай мышы. У якое з'явілася меню выбіраем пункт "Прысвоіць імя ...".
- Адкрываецца ўжо знаёмае нам акно. У адпаведным полі прысвойваем імя нашаму дыяпазону, згодна з умовамі, пра якія ўжо ішла гаворка вышэй.
- Вяртаемся на ліст з БД. Вылучаем дыяпазон, да якога будзе прымяняцца выпадальны спіс. Пераходзім ва ўкладку "Дадзеныя". Ціснем на кнопку "Праверка дадзеных", Якая размешчана на стужцы ў блоку інструментаў "Праца з дадзенымі".
- Адкрываецца акно праверкі бачных значэнняў. У полі "Тып дадзеных" выстаўляем перамыкач у пазіцыю "Спіс". У полі "Крыніца" усталёўваем знак "=" і адразу пасля яго без прабелу пішам найменне выпадальнага спісу, якое мы далі яму крыху вышэй. Пасля гэтага ціснем на кнопку "OK".
Цяпер пры спробе ўвесці дадзеныя ў дыяпазон, дзе было ўстаноўлена абмежаванне, будзе з'яўляцца спіс, у якім можна вырабіць выбар паміж выразна усталяванымі значэннямі.
Калі ж вы паспрабуеце напісаць у гэтых вочках адвольныя сімвалы, то будзе з'яўляцца паведамленне пра памылку. Вам прыйдзецца вернуцца і ўнесці карэктную запіс.
Урок: Як зрабіць выпадальны спіс у Excel
Вядома, Excel саступае па сваіх магчымасцях спецыялізаваных праграм для стварэння баз дадзеных. Тым не менш, у яго маецца інструментар, які ў большасці выпадкаў задаволіць патрэбы карыстальнікаў, якія жадаюць стварыць БД. Улічваючы той факт, што магчымасці Эксэля, у параўнанні са спецыялізаванымі прыкладаннямі, звычайным карыстачам вядомыя нашмат лепш, то ў гэтым плане ў распрацоўкі кампаніі Microsoft ёсць нават некаторыя перавагі.
