Адной з праблем, з якой сустракаюцца карыстальнікі пры працы з табліцамі ў Microsoft Excel, з'яўляецца памылка "Занадта шмат розных фарматаў вочак". Асабліва яна распаўсюджана пры працы з табліцамі з пашырэннем XLS. Давайце разбярэмся ў сутнасці гэтай праблемы і высвятлім, якімі спосабамі яе можна ліквідаваць.
Чытайце таксама: Як паменшыць памер файла ў Эксэля
ліквідацыю памылкі
Каб зразумець, як ліквідаваць памылку, трэба ведаць яе сутнасць. Справа ў тым, што файлы Эксэля з пашырэннем XLSX падтрымліваюць адначасовую працу з 64000 фарматамі ў дакуменце, а з пашырэннем XLS - толькі 4000. Пры перавышэнні названых лімітаў і ўзнікае дадзеная памылка. Пад фарматам разумеецца камбінацыя розных элементаў фарматавання:
- граніцы;
- заліванне;
- шрыфт;
- Гістаграмы і г.д.
Таму ў адной вочку можа адначасова быць некалькі фарматаў. Калі ў дакуменце ўжываецца залішняе фарматаванне, то гэта як раз і можа выклікаць памылку. Давайце зараз высвятлім, як ліквідаваць дадзеную праблему.
Спосаб 1: захаванне файла з пашырэннем XLSX
Як ужо было сказана вышэй, дакументы з пашырэннем XLS падтрымліваюць адначасовую працу толькі з 4000 адзінак фарматаў. Гэтым і тлумачыцца той факт, што часцей за ўсё дадзеная памылка сустракаецца менавіта ў іх. Канвертаванне кнігі ў больш сучасны дакумент XLSX, які падтрымлівае працу адначасова з 64000 элементамі фарматавання, дазволіць у 16 разоў больш выкарыстоўваць гэтыя элементы перш, чым паўстане паказаная вышэй памылка.
- Пераходзім ва ўкладку "Файл".
- Далей у левым вертыкальным меню клікаем па пункце "Захаваць як".
- Запускаецца акно захавання файла. Пры жаданні яго можна захаваць у іншым месцы, а не ў тым, дзе размяшчаецца дакумент-зыходнік, перайшоўшы ў іншую дырэкторыю жорсткага дыска. Таксама ў поле "Назва" можна пры жаданні змяніць яго назву. Але гэта не абавязковыя ўмовы. Гэтыя налады можна пакінуць па змаўчанні. Галоўнай задачай з'яўляецца ў поле "Тып файла" змяніць значэнне "Кніга Excel 97-2003" на "Кніга Excel". У гэтых мэтах клікаем па дадзеным полі і выбіраем адпаведнае найменне з адкрыўся спісу. Пасля выканання названай працэдуры ціснем на кнопку "Захаваць".
Зараз дакумент будзе захаваны з пашырэннем XLSX, што дазволіць працаваць з вялікім у 16 разоў колькасцю фарматаў адначасова, чым гэта было пры працы з файлам з пашырэннем XLS. У пераважнай большасці выпадкаў дадзены спосаб дазваляе ліквідаваць вывучаецца намі памылку.
Спосаб 2: ачыстка фарматаў у пустых радках
Але ўсё-ткі бываюць выпадкі, калі карыстальнік працуе менавіта з пашырэннем XLSX, але ў яго ўсё роўна ўзнікае дадзеная памылка. Гэта звязана з тым, што пры працы з дакументам быў перавышаны мяжу ў 64000 фарматаў. Акрамя таго, па пэўных прычынах магчымая сітуацыя, калі трэба захаваць файл менавіта з пашырэннем XLS, а не XLSX, так як з першым, напрыклад, ўмеюць працаваць большую колькасць іншых праграм. У гэтых выпадках трэба шукаць іншае выйсце з сітуацыі, якая склалася.
Часта многія карыстальнікі фарматуецца месца пад табліцу з запасам, каб у будучыні не марнаваць час на дадзеную працэдуру ў выпадку пашырэння табліцы. Але гэта абсалютна няправільны падыход. З-за гэтага значна павялічваецца памер файла, запавольваецца праца з ім, да таго ж, падобныя дзеянні могуць прывесці да памылкі, якую мы абмяркоўваем у дадзенай тэме. Таму, ад такіх празмернасцяў варта пазбавіцца.
- Перш за ўсё, нам трэба вылучыць усю вобласць пад табліцай, пачынаючы з першага радка, у якой няма дадзеных. Для гэтага пстрыкаем левай кнопкай мышы па лікавага найменні гэтага радка на вертыкальнай панэлі каардынатаў. Вырабляецца вылучэнне ўсёй радка. Ўжываем націск камбінацыі кнопак Ctrl + Shift + стрэлка ўніз. Вылучаецца увесь дыяпазон дакумента ніжэй табліцы.
- Затым перамяшчаемся ва ўкладку "Галоўная" і ціснем на абразок на стужцы "Ачысціць", Якая размяшчаецца ў блоку інструментаў "Рэдагаванне". Адкрываецца спіс, у якім выбіраем пазіцыю "Ачысціць фарматы".
- Пасля гэтага дзеяння вылучаны дыяпазон будзе ачышчаны.
Аналагічным чынам можна вырабляць ачыстку ў вочках справа ад табліцы.
- Клацает па найменні першага не запоўненага дадзенымі слупка ў панэлі каардынатаў. Адбываецца вылучэнне яго да самага нізу. Затым вырабляем набор камбінацыі кнопак Ctrl + Shift + стрэлка направа. Пры гэтым вылучаецца увесь дыяпазон дакумента, размешчаны справа ад табліцы.
- Затым, як і ў папярэднім выпадку, ціснем па абразку "Ачысціць", А ў выпадальным меню выбіраем варыянт "Ачысціць фарматы".
- Пасля гэтага будзе праведзена ачыстка ва ўсіх вочках справа ад табліцы.
Падобную працэдуру пры памылкі, пра якую мы гаворым у дадзеным ўроку, не лішнім будзе правесці нават у тым выпадку, калі на першы погляд здаецца, што дыяпазоны ніжэй і правей табліцы наогул не адфарматаваны. Справа ў тым, што ў іх могуць знаходзіцца "схаваныя" фарматы. Напрыклад, тэксту або лікаў у вочку можа і не быць, але ў ёй усталяваны фармат паўтлустага шрыфта і г.д. Таму, не залянуецеся, у выпадку ўзнікнення памылкі, правесці гэтую працэдуру нават над знешне пустымі дыяпазонамі. Таксама не трэба забываць пра магчымыя схаваныя слупкі і радкі.
Спосаб 3: выдаленне фарматаў ўнутры табліцы
Калі папярэдні варыянт не дапамог вырашыць праблему, то варта звярнуць увагу на залішняе фарматаванне ўнутры самой табліцы. Некаторыя карыстальнікі робяць фарматаванне ў табліцы нават там, дзе яно не нясе ніякай дадатковай інфармацыі. Яны думаюць, што робяць табліцу прыгажэй, але на справе даволі часта з боку падобнае афармленне выглядае даволі безгустоўна. Яшчэ горш, калі названыя рэчы прыводзяць да тармажэння праграмы або да памылкі, якую мы апісваем. У гэтым выпадку варта пакінуць у табліцы толькі сапраўды значнае фарматаванне.
- У тых дыяпазонах, у якіх фарматаванне можна прыбраць цалкам, і гэта не паўплывае на інфарматыўнасць табліцы, выконваем працэдуру па тым жа алгарытме, што быў апісаны ў папярэднім спосабе. Спачатку вылучаем дыяпазон ў табліцы, у якім варта вырабіць ачыстку. Калі табліца вельмі вялікая, то дадзеную працэдуру будзе зручней рабіць, скарыстаўшыся камбінацыямі кнопак Ctrl + Shift + стрэлка направа (налева, уверх, ўніз). Калі вы пры гэтым вылучыце вочка ўнутры табліцы, то пры дапамозе дадзеных клавіш вылучэнне будзе рабіцца толькі ўнутры яе, а не да канца ліста, як у папярэднім спосабе.
Ціснем на ўжо знаёмую нам кнопку "Ачысціць" ва ўкладцы "Галоўная". У выпадальным спісе выбіраем варыянт "Ачысціць фарматы".
- Вылучаны дыяпазон табліцы будзе цалкам ачышчаны.
- Адзінае, што трэба потым будзе зрабіць - гэта ўсталяваць мяжы ў вычышчаным фрагменце, калі яны прысутнічаюць у астатнім таблічным масіве.
Але для некаторых абласцей табліцы падобны варыянт не падыдзе. Напрыклад, у вызначаным дыяпазоне можна выдаліць заліванне, але пры гэтым варта пакінуць фармат даты, інакш дадзеныя будуць адлюстроўвацца некарэктна, межы і некаторыя іншыя элементы. Той жа варыянт дзеянняў, пра які мы казалі вышэй, цалкам прыбірае фарматаванне.
Але існуе выхад і ў гэтым выпадку, праўда, ён больш працаёмкі. У падобных абставінах карыстачу прыйдзецца вылучаць кожны блок аднастайна адфарматаваных вочак і ўручную прыбіраць той фармат, без, якога можна абысціся.
Вядома, гэта доўгі і карпатлівы занятак, калі табліца занадта вялікая. Таму лепш адразу пры складанні дакумента не злоўжываць "прыгожы", каб пасля не ўзнікла праблем, на рашэнне якіх прыйдзецца марнаваць шмат часу.
Спосаб 4: выдаленне ўмоўнага фарматавання
Ўмоўнае фарматаванне - вельмі зручны інструмент візуалізацыі дадзеных, але залішняя яго прымяненне таксама можа выклікаць вывучаецца намі памылку. Таму трэба паглядзець сьпіс правілаў ўмоўнага фарматавання, які ўжываецца на дадзеным лісце, і выдаліць з яго пазіцыі, без якіх можна абысціся.
- Размяшчаючыся ва ўкладцы "Галоўная", Клацает па кнопцы "Умоўнае фарматаванне", Якая знаходзіцца ў блоку "Стылі". У меню, якое адкрыецца пасля дадзенага дзеяння, выбіраем пункт "Упраўленне правіламі".
- Услед за гэтым запускаецца акенца кіраванні правіламі, у якім размяшчаецца спіс элементаў ўмоўнага фарматавання.
- Па змаўчанні ў спісе размешчаны толькі элементы вылучанага фрагмента. Для таго, каб адлюстраваць усе правілы на лісце, перастаўляць перамыкач у поле "Паказаць правілы фарматавання для" у пазіцыю "Гэты ліст". Пасля гэтага будуць адлюстраваны ўсе правілы бягучага ліста.
- Затым вылучаем правіла, без якога можна абысціся, і ціснем на кнопку "Выдаліць правіла".
- Такім спосабам выдаляем тыя правілы, якія не гуляюць важнай ролі ў візуальным ўспрыманні дадзеных. Пасля таго, як працэдура завершана, ціснем на кнопку "OK" унізе акенца дыспетчара правілаў.
Калі трэба цалкам выдаліць ўмоўнае фарматаванне з канкрэтнага дыяпазону, то зрабіць гэта яшчэ прасцей.
- Вылучаем дыяпазон вочак, у якім плануем зрабіць выдаленне.
- Пстрыкаем па кнопцы "Умоўнае фарматаванне" ў блоку "Стылі" ва ўкладцы "Галоўная". У якое з'явілася спісе выбіраем варыянт "Выдаліць правілы". Далей адкрываецца яшчэ адзін спіс. У ім выбіраем пункт "Выдаліць правілы з вылучаных вочак".
- Пасля гэтага ўсе правілы ў вылучаным дыяпазоне будуць выдаленыя.
Калі вы жадаеце цалкам выдаліць ўмоўнае фарматаванне, то ў апошнім спісе меню трэба выбраць варыянт "Выдаліць правілы з усяго ліста".
Спосаб 5: выдаленне карыстацкіх стыляў
Акрамя таго, дадзеная праблема можа узнікаць з-за выкарыстання вялікай колькасці карыстацкіх стыляў. Прычым яны могуць з'явіцца, як вынік імпарту або капіяваць з іншых кніг.
- Ўстараняецца дадзеная праблема наступным чынам. Пераходзім ва ўкладку "Галоўная". На стужцы ў блоку інструментаў "Стылі" пстрыкаем па групе "Стылі вочак".
- Адкрываецца меню стыляў. Тут прадстаўлены розныя стылі афармлення вочак, гэта значыць, па сутнасці, зафіксаваныя спалучэння некалькіх фарматаў. У самым версе спісу размешчаны блок "Карыстальніцкія". Як раз дадзеныя стылі не з'яўляюцца першапачаткова ўбудаванымі ў Excel, а з'яўляюцца прадуктам дзеянняў карыстальніка. Пры памылкі, ухіленне якой мы вывучаем, рэкамендуецца іх выдаліць.
- Праблема заключаецца ў тым, што не існуе ўбудаванай прылады масавага выдалення стыляў, таму прыйдзецца кожны з іх выдаляць асобна. Наводзім курсор на канкрэтны стыль з групы "Карыстальніцкія". Клікаем па ім правай кнопкай мышы і ў кантэкстным меню выбіраем варыянт "Выдаліць ...".
- Выдаляем такім спосабам кожны стыль з блока "Карыстальніцкія", Пакуль не застануцца толькі убудаваныя стылі Excel.
Спосаб 6: выдаленне карыстацкіх фарматаў
Вельмі падобнай працэдурай на выдаленне стыляў з'яўляецца выдаленне карыстацкіх фарматаў. Гэта значыць, мы будзем выдаляць тыя элементы, якія не зьяўляюцца ўбудаванымі па змаўчанні ў Excel, а ўкаранёны карыстальнікам, альбо былі ўбудаваныя ў дакумент іншым спосабам.
- Перш за ўсё, нам трэба будзе адкрыць акно фарматавання. Самы распаўсюджаны спосаб гэта зрабіць - клікнуць правай кнопкай мышы па любому месцы ў дакуменце і з кантэкстнага меню абраць варыянт "Фармат вочак ...".
Таксама можна, знаходзячыся ва ўкладцы "Галоўная", Клікнуць па кнопцы "Фармат" ў блоку "Ячэйкі" на стужцы. У запусцім меню выбіраем пункт "Фармат вочак ...".
Яшчэ адзін варыянт выкліку патрэбнага нам вокны - гэта набор спалучэння клавіш Ctrl + 1 на клавіятуры.
- Пасля выканання любога з дзеянняў, якія былі апісаны вышэй, запусціцца акно фарматавання. Пераходзім ва ўкладку "Лічба". У блоку параметраў "Лікавыя фарматы" вырабляем ўстаноўку перамыкача ў пазіцыю "(Усе фарматы)". У правай частцы дадзенага акна размяшчаецца поле, у якім знаходзіцца пералік усіх тыпаў элементаў, якія выкарыстоўваюцца ў дадзеным дакуменце.
Вылучаем курсорам кожны з іх. Пераходзіць да наступнага найменні зручней за ўсё пры дапамозе клавішы "Уніз" на клавіятуры ў блоку навігацыі. Калі элемент з'яўляецца убудаваным, то кнопка "Выдаліць" пад пералікам будзе неактыўнай.
- Як толькі будзе выдзелены даданыя карыстацкі элемент, кнопка "Выдаліць" стане актыўнай. Ціснем на яе. Такім жа чынам выдаляем ўсе найменні карыстацкага фарматавання ў пераліку.
- Пасля завяршэння працэдуры абавязкова ціснем на кнопку "OK" унізе акна.
Спосаб 7: выдаленне непатрэбных лістоў
Мы апісвалі дзеянні па вырашэнні праблемы толькі ў межах аднаго ліста. Але не варта забываць, што дакладна такія ж маніпуляцыі трэба прарабіць і з усімі астатнімі запоўненымі дадзенымі лістамі кнігі.
Акрамя таго, непатрэбныя лісты ці лісты, дзе інфармацыя дублюецца, лепш наогул выдаліць. Робіцца гэта даволі проста.
- Клікаем правай кнопкай мышы па цэтліку ліста, які варта прыбраць, размешчанага над радком стану. Далей у якое з'явілася меню выбіраем пункт "Выдаліць ...".
- Пасля гэтага адкрываецца дыялогавае акно, якое патрабуе пацвярджэнне выдалення цэтліка. Клікаем ў ім па кнопцы "Выдаліць".
- Услед за гэтым абраны ярлык будзе выдалены з дакумента, а, такім чынам, і ўсе элементы фарматавання на ім.
Калі трэба выдаліць некалькі паслядоўна размешчаных цэтлікаў, то клікаем па першым з іх левай кнопкай мышы, а затым клікаем па апошнім, але толькі пры гэтым заціснуўшы клавішу Shift. Будуць выдзелены усе цэтлікі, размешчаныя паміж дадзенымі элементамі. Далей працэдуру выдалення праводзім па тым жа алгарытме, які быў апісаны вышэй.
Але існуюць таксама скрытыя лісты, і як раз на іх можа знаходзіцца даволі вялікая колькасць розных адфарматаваных элементаў. Каб прыбраць празмернае фарматаванне на гэтых лістах або наогул выдаліць іх, трэба адразу адлюстраваць цэтлікі.
- Клікаем па любым цэтліку і ў кантэкстным меню выбіраем пункт "Паказаць".
- Адкрываецца спіс схаваных лістоў. Выбіраем найменне схаванага ліста і клікаем па кнопцы "OK". Пасля гэтага ён будзе адлюстраваны на панэлі.
Такую аперацыю праробліваем з усімі ўтоенымі лістамі. Потым глядзім, што з імі рабіць: цалкам выдаляць або чысціць ад залішняга фарматавання, калі інфармацыя на іх важная.
Але акрамя гэтага існуюць яшчэ і так званыя суперскрытые лісты, якіх у спісе звычайных схаваных лістоў вы не знойдзеце. Іх можна ўбачыць і адлюстраваць на панэлі толькі праз рэдактар VBA.
- Каб запусціць рэдактар VBA (рэдактар макрасаў), ціснем спалучэнне гарачых клавіш Alt + F11. У блоку "Project" вылучаем найменне ліста. Тут адлюстроўваюцца, як звычайныя бачныя лісты, так схаваныя і суперскрытые. У ніжняй вобласці "Properties" глядзім значэннем параметру "Visible". Калі там ўстаноўлена значэнне "2-xlSheetVeryHidden", То гэта і ёсць суперскрытый ліст.
- Клікаем па дадзеным параметры і ў якое адкрылася спісе выбіраем найменне "-1-xlSheetVisible". Затым пстрыкаем па стандартнай кнопцы закрыцця акна.
Пасля дадзенага дзеяння абраны ліст перастане быць суперскрытым і яго ярлык адлюструецца на панэлі. Далей з ім можна будзе праводзіць альбо працэдуру ачысткі, альбо выдалення.
Урок: Што рабіць, калі зніклі лісты ў Эксэля
Як бачым, самы хуткі і эфектыўны спосаб пазбавіцца ад доследнай ў дадзеным ўроку памылкі - гэта захаваць файл зноўку з пашырэннем XLSX. Але калі гэты варыянт не спрацуе або па нейкіх прычынах не падыдзе, то астатнія сродкі дапамогі запатрабуюць нямала часу і высілкаў ад карыстальніка. Да таго ж, іх усіх прыйдзецца ўжываць у комплексе. Таму лепш у працэсе стварэння дакумента не злоўжываць залішняй фарматаваннем, каб потым не прыйшлося марнаваць сілы на ліквідацыю памылкі.
