Перад тым, як раздрукоўваць гатовы дакумент, створаны ў любой праграме, пажадана папярэдне прагледзець, як менавіта ён будзе выглядаць на друку. Бо, магчыма, што яго частка не трапляе ў вобласць друку або адлюстроўваецца некарэктна. Для гэтых мэтаў у Эксэля існуе такі інструмент, як папярэдні прагляд. Давайце разбярэмся, як у яго перайсці, і як з ім працаваць.
Чытайце таксама: Папярэдні прагляд у MS Word
Выкарыстанне папярэдняга прагляду
Галоўнай асаблівасцю папярэдняга прагляду з'яўляецца тое, што ў яго акне дакумент будзе адлюстроўвацца сапраўды гэтак жа, як пасля раздрукоўкі, у тым ліку з разбіўкай на старонкі. У выпадку, калі убачаны вынік не задаволіў карыстальніка, можна адразу адрэдагаваць кнігу Excel.
Разгледзім працу з папярэднім праглядам на прыкладзе праграмы Excel 2010. Больш познія версіі гэтай праграмы маюць падобны алгарытм працы дадзенага інструмента.
Пераход у вобласць папярэдняга прагляду
Перш за ўсё, разбярэмся, як патрапіць у вобласць папярэдняга прагляду.
- Знаходзячыся ў акне адкрытай кнігі Excel, пераходзім ва ўкладку "Файл".
- Далей перамяшчаемся ў раздзел "Друкаваць".
- У правай частцы адкрыўся акна будзе размяшчацца вобласць прадпрагляду, дзе адлюстроўваецца дакумент у тым выглядзе, у якім ён будзе выглядаць на друку.
Можна таксама замяніць усе гэтыя дзеянні простым націскам спалучэння гарачых клавіш Ctrl + F2.
Пераход у папярэдні прагляд у старых версіях праграмы
Але ў версіях прыкладання раней Excel 2010 перасоўванне ў раздзел папярэдняга прагляду адбываецца некалькі па-іншаму, чым у сучасных аналогах. Давайце сцісла спынімся на алгарытме адкрыцця вобласці прадпрагляду для гэтых выпадкаў.
Для пераходу ў акно прадпрагляду ў Excel 2007 трэба выканаць наступныя дзеянні:
- Клікаем па лагатыпе Microsoft Office ў верхнім левым куце запушчанай праграмы.
- У раскрыць меню наводзім курсор на пункт "Друкаваць".
- У блоку справа адкрыецца дадатковы спіс дзеянняў. У ім трэба выбраць пункт "Папярэдні прагляд".
- Пасля гэтага ў асобнай ўкладцы адкрываецца акно прадпрагляду. Для яго закрыцця варта націснуць на вялікую чырвоную кнопку "Зачыніць акно папярэдняга прагляду".
Яшчэ больш адрозніваецца ад Excel 2010 і наступных версій алгарытм пераходу ў акно прадпрагляду ў Excel 2003. Хоць ён і прасцей.
- У гарызантальным меню адкрытага акна праграмы пстрыкаем па пункце "Файл".
- У раскрыць спісе выбіраем пункт "Папярэдні прагляд".
- Пасля гэтага акно прадпрагляду будзе адкрыта.
рэжымы прадпрагляду
У вобласці прадпрагляду можна перамыкаць рэжымы папярэдняга прагляду дакумента. Гэта можна рабіць з дапамогай двух кнопак, размешчаных у ніжнім правым куце акна.
- Пры націску левай кнопкі "Паказаць поля" адлюстровываюцца поля дакумента.
- Каб навесьці курсор на патрэбнае поле, і заціснуўшы левую кнопку мышы, у выпадку неабходнасці можна павялічваць або памяншаць яго мяжы, проста перасунуўшы іх, тым самым рэдагуючы кнігу для друку.
- Для адключэння паказу палёў дастаткова клікнуць яшчэ раз па той жа кнопцы, якой было ўключана іх адлюстраванне.
- Правая кнопка рэжыму прадпрагляду - "Па памеры старонкі". Пасля яе націску старонка набывае тыя памеры ў галіне прадпрагляду, якія яна будзе мець на друку.
- Для адключэння дадзенага рэжыму досыць яшчэ раз націснуць на гэтую ж кнопку.
Рух па дакуменце
Калі дакумент складаецца з некалькіх старонак, то па змаўчанні адразу ў акне прадпрагляду бачная толькі першая з іх. Унізе пад вобласцю папярэдняга прагляду паказаны нумар бягучай старонкі, а справа ад яго агульная колькасць старонак у кнізе Excel.
- Каб бачыць у галіне папярэдняга прагляду патрэбную старонку, патрабуецца убіць праз клавіятуру яе нумар і націснуць на клавішу ENTER.
- Для пераходу на наступную старонку трэба клікнуць па трыкутніку, накіраванаму вуглом направа, які размешчаны справа ад нумарацыі старонак.
Для пераходу на папярэднюю старонку патрабуецца пстрыкнуць па трыкутніку, накіраванаму вуглом налева, які размешчаны злева ад нумарацыі старонак.
- Каб бачыць кнігу ў цэлым, можна ўсталяваць курсор на паласу пракруткі ў крайняй правай частцы акна, заціснуць левую кнопку мышы і пацягнуць курсор ўніз, пакуль вы не праглядзіце дакумент у цэлым. Акрамя таго, можна скарыстацца кнопкай, размешчанай унізе. Яна знаходзіцца пад паласой пракруткі і ўяўляе сабой трохкутнік, накіраваны вуглом уніз. Пры кожным кліку па гэтым значку левай кнопкай мышы будзе здзейснены пераход на адну старонку.
- Аналагічным чынам можна пераходзіць і ў пачатак дакумента, але для гэтага варта або цягнуць паласу пракруткі уверх, альбо клікаць па піктаграме ў выглядзе трыкутніка, накіраванага вуглом уверх, якая размешчана над паласой пракруткі.
- Акрамя таго, можна здзяйсняць пераходы на пэўныя старонкі дакумента ў галіне прадпрагляду, скарыстаўшыся клавішамі навігацыі на клавіятуры:
- стрэлка ўверх - пераход на адну старонку ўверх дакумента;
- стрэлка ўніз - пераход на адну старонку ўніз дакумента;
- End - перасоўванне ў канец дакумента;
- Home - пераход у пачатак дакумента.
рэдагаванне кнігі
Калі ў працэсе папярэдняга прагляду вы выявілі ў дакуменце нейкія недакладнасці, памылкі ці вас не задавальняе афармленне, то кнігу Excel варта адрэдагаваць. У выпадку, калі трэба выправіць само змесціва дакумента, гэта значыць, дадзеныя, якія ён утрымлівае, то трэба вернуцца ва ўкладку "Галоўная" і вырабіць неабходныя дзеянні па рэдагаванню.
Калі ж трэба змяніць толькі знешні выгляд дакумента на друку, то гэта можна зрабіць у блоку "Налада" падзелу "Друкаваць", Які размешчаны злева ад вобласці прадпрагляду. Тут можна зрабіць зьмену арыентацыі старонкі або маштабавання, у выпадку, калі яна не ўпісваецца на адзін друкаваны аркуш, наладзіць поля, падзяліць дакумент па копіях, выбраць фармат паперы і выканаць некаторыя іншыя дзеянні. Пасля таго, як неабходныя маніпуляцыі па рэдагаванні зроблены, можна пасылаць дакумент на друк.
Урок: Як раздрукаваць старонку ў Эксэля
Як бачым, з дапамогай прылады папярэдняга прагляду ў Эксэля можна перад высновай на прынтэр дакумента праглядзець, як ён будзе выглядаць пры раздрукоўцы. Калі які адлюстроўваецца вынік не будзе адпавядаць таму выніку, які карыстальнік жадае атрымаць, то ён можа адрэдагаваць кнігу і ўжо пасля гэтага пасылаць яе на друк. Такім чынам, будзе зэканомлена час і расходны матэрыял для раздрукоўкі (тонар, папера і г.д.) у параўнанні з тым, калі б давялося раздрукоўваць адзін і той жа дакумент некалькі разоў, у выпадку немагчымасці праглядзець, як ён будзе выглядаць на друку з экрана манітора.
