Праца з абагульняючай табліцай мае на ўвазе падцягванне ў яе значэнняў з іншых табліц. Калі табліц вельмі шмат, ручной перанос забярэ велізарная колькасць часу, а калі дадзеныя пастаянна абнаўляюцца, то гэта ўжо будзе сізіфаву працу. На шчасце, існуе функцыя ВПР, якая прапануе магчымасць аўтаматычнай выбаркі дадзеных. Давайце разгледзім канкрэтныя прыклады працы гэтай функцыі.
Вызначэнне функцыі ВПР
Назва функцыі ВПР расшыфроўваецца, як "функцыя слаба прагляду". Па-ангельску яе найменне гучыць - VLOOKUP. Гэтая функцыя шукае дадзеныя ў левым слупку вывучаемай дыяпазону, а затым вяртае атрыманае значэнне ў азначанай вочка. Папросту кажучы, ВПР дазваляе перастаўляць значэння з вочка адной табліцы, у іншую табліцу. Высветлім, як карыстацца функцыяй VLOOKUP ў Excel.
Прыклад выкарыстання ВПР
Зірнем, як працуе функцыя ВПР на канкрэтным прыкладзе.
У нас маецца дзве табліцы. Першая з іх уяўляе сабой табліцу закупак, у якой размешчаныя найменні прадуктаў харчавання. У наступнай калонцы пасля назвы размешчана значэнне колькасці тавару, які трэба закупіць. Далей варта кошт. І ў апошняй калонцы - агульны кошт закупкі канкрэтнага наймення тавару, якая разлічваецца па ўбіць ўжо ў вочка формуле множання колькасці на цану. А вось цану нам якраз і прыйдзецца падцягнуць з дапамогай функцыі ВПР з суседняй табліцы, якая ўяўляе сабой прайс-ліст.
- Клікаем па верхняй вочку (C3) у слупку "Кошт" у першай табліцы. Затым, ціснем на значок "Уставіць функцыю", Які размешчаны перад радком формул.
- У якое адкрылася акне майстры функцый выбіраем катэгорыю "Спасылкі і масівы". Затым, з прадстаўленага набору функцый выбіраем "ВПР". Ціснем на кнопку "OK".
- Пасля гэтага адкрываецца акно, у якое трэба ўставіць аргументы функцыі. Ціснем на кнопку, размешчаную справа ад поля ўводу дадзеных, каб прыступіць да выбару аргументу шуканага значэння.
- Так як у нас шуканае значэнне для ячэйкі C3, гэта "Бульба", То і вылучаем адпаведнае значэнне. Вяртаемся да акна аргументаў функцыі.
- Сапраўды такім жа чынам клікаем па значку справа ад поля ўводу дадзеных, для выбару табліцы, адкуль будуць падцягвацца значэння.
- Вылучаем ўсю вобласць другі табліцы, дзе будзе вырабляцца пошук значэнняў, акрамя шапкі. Зноў вяртаемся да акна аргументаў функцыі.
- Для таго, каб выбраныя значэння зрабіць з адносных абсалютнымі, а гэта нам трэба, каб значэння не ссунуліся пры наступным змене табліцы, проста вылучаем спасылку ў поле "Табліца", І ціснем на функцыянальную клавішу F4. Пасля гэтага да спасылцы дадаюцца знакі даляра і яна ператвараецца ў абсалютную.
- У наступнай графе "Нумар слупка" нам трэба пазначыць нумар таго слупка, адкуль будзем выводзіць значэння. Гэты слупок размяшчаецца ў выдзеленай вышэй вобласці табліцы. Так як табліца складаецца з двух слупкоў, а слупок з цэнамі з'яўляецца другім, то ставім нумар "2".
- У апошняй графе "Інтэрвальнай прагляд" нам трэба паказаць значэнне "0" (ХЛУСНЯ) або "1" (ПРАЎДА). У першым выпадку, будуць выводзіцца толькі дакладныя супадзення, а ў другім - найбольш набліжаныя. Бо найменне прадуктаў - гэта тэкставыя дадзеныя, то яны не могуць быць набліжанымі, у адрозненне ад лікавых дадзеных, таму нам трэба паставіць значэнне "0". Далей, ціснем на кнопку "OK".
Як бачым, цана бульбы падцягнулася ў табліцу з прайс-ліста. Каб не праробліваць такую складаную працэдуру з іншымі таварнымі найменнямі, проста ператвараемся ў ніжні правы кут запоўненай ячэйкі, каб з'явіўся крыжык. Праводзім гэтым крыжыкам да самага нізу табліцы.
Такім чынам мы падцягнулі ўсе патрэбныя дадзеныя з адной табліцы ў іншую, з дапамогай функцыі ВПР.
Як бачым, функцыя ВПР не так складаная, як здаецца на першы погляд. Разабрацца ў яе ўжыванні не вельмі цяжка, затое засваенне гэтага інструмента зэканоміць вам масу часу пры працы з табліцамі.
